Responsable Administratif (H/F) Ifcs – 75014 Paris

Descriptif Temps de travail : 100% Statut : Fonctionnaire ou Contractuel Grade : Adjoint des cadres Intitulé du poste : Responsable administrative IFCS Lieux de travail : IFSI 1 rue Cabanis 75014 Paris Accès par : Métro ligne 6, station Glacière Bus n°21, 62, 88 RER B station Denfert Rochereau Organisation du travail : Lundi au vendredi Horaires : Sur la base légale du temps de travail à temps plein du lundi au vendredi Spécificités liées à la fonction : 28 Congés annuels, 19 RTT. A savoir que les Instituts sont fermés 1 semaine sur les vacances de printemps, 2 semaines au mois d'août, et 2 semaines pour les fêtes de fin d'année. Télétravail possible. Poste à pourvoir à compter du 01 juillet 2025 VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne. L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé. Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts. Intégrer le lien vers la page du Pôle sur www.ghu-paris.fr et sa rubrique « rejoignez-nous » DESCRIPTION DU POSTE Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe : - Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants - Participer à l'activité administrative de l'institut - Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS MISSIONS Activités permanentes : De l'entrée en formation à la diplomation : - Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs) - Elaboration des conventions de stage des étudiants - Suivi de la convention universitaire - Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants - Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d'étude - Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs - Classement et archivage des dossiers scolaires - Gestion des absences - Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats - Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats.) Accueil des intervenants extérieurs Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH Préparation des instances de l'IFCS (2 à 3 par an) Intendance : - Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures - Assurer le rangement des fournitures - Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes - Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse Organisation du concours : - Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l'année n-1, réaliser un document, et l'envoyer à l'ARS - Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l'IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction - Mettre en ligne les dossiers de sélection, - Dépouillement des dossiers d'inscription en conformité avec la check list validée - Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme - Réaliser les statistiques afférentes aux candidats inscrits à la sélection - Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys - Convoquer les membres des jurys après la réalisation d'une enquête sur leur disponibilité - Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys - Prévoir et organiser les réunions afférentes à la sélection : commission de choix de sujet, réunions de jurys : admissibilité et admission - Superviser la gestion des dossiers en reports - Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai - Etablir le procès-verbal des réunions de jury - Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements, - Prévoir l'organisation des journées d'épreuves et de jury, réservation des salles pour l'année suivante - Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre - Classer les dossiers de sélection de l'année précédente et en prévoir l'archivage Gestion financière de la sélection - Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys - Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH - Mettre à jour le fichier intervenants - Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants - Saisie des informations sur la plateforme régionale - Lien avec la Direction financière pour le suivi des conventions Participation aux réunions d'équipe Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) Accueil physique et téléphonique Participation à la démarche Qualité Participation aux évènements de l'institut PROFIL Qualité/Contraintes du poste Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS) Maitrise des logiciels internes (e-planning, carl source...) Formations, Diplômes et/ou qualifications requises Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique Savoir-faire Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail Capacité de priorisation Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs. Savoir être Sens de l'accueil. Capacité d'adaptation. Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation Capacités relationnelles et communicationnelles, sens de la concertation Savoir être à l'écoute des différents acteurs du dispositif de formation Obligations professionnelles « conformes au statut » Obligations à l'égard de l'administration hospitalière publique : discrétion professionnelle, réserve et neutralité. Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions, Obligations à l'égard des tiers et usagers : impartialité et probité, secret professionnel. Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement (tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, respect des règles d'hygiène en vigueur) AVANTAGES GHU : Restauration au self à un tarif avantageux Accès au CGOS Petite enfance : Possibilité de bénéficier de places en crèches au sein du réseau Babilou, Kid's Cool et crèches de REFERENCE Possibilité de participer à un projet d'engagement cllectif (prime annuelle de 500 minimum) Le GHU Paris s'engage avec « Well Pass » et met à votre disposition une multitude de dispositifs sport et bien-être, quel que soit votre localisation : selon la formule choisie, l'établissement peut financer votre abonnement mensuel à la salle de sport Prise en charge du forfait Navigo à hauteur de 75% Accès facilité à la formation continue