L’hôpital NOVO recherche une Assistante Médico-Administrative (AMA)

Descriptif L'Hôpital NOVO recrute une Assistante Médico-Administrative pour intervenir à temps plein au secrétariat médical d'hématologie, sur le site de Pontoise. Présentation de la structure L'Hôpital NOVO est un nouvel établissement, né le 01/01/2023, de l'union de 3 établissements : le centre hospitalier René-Dubos de Pontoise (CHRD), le Groupe Hospitalier Carnelle Portes de l'Oise (GHCPO) et le Groupement Hospitalier Intercommunal du Vexin (GHIV). Acteur incontournable du service public hospitalier d'Ile-de-France, son objectif est de contribuer à lutter contre les inégalités sociales et géographiques en matière d'accès aux soins, par le renforcement des compétences existantes et des coopérations intra et extra hospitalières. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles Liaisons hiérarchiques Liaisons fonctionnelles Directeur des Affaires Financières Optimisation du parcours patients et recettes Coordinatrice des Secrétariats Médicaux Cadre Médico-Administratif Chef de Pôle Responsable d'unité Cadre supérieur de santé Cadre de santé Equipe soignante Directions fonctionnelles Missions du poste L'Assistante Médico-Administrative est la collaboratrice des médecins et de l'ensemble de l'équipe soignante dans le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient. Les activités décrites ci-après peuvent évoluer en fonction des besoins et exigences du pôle de l'établissement et du service public. ACCUEILLIR LES USAGERS - Accueil physique et orientation - Accueil téléphonique - Identifications et recensements des besoins et attentes des patients et des familles CONTROLER LA COHERENCE DES DONNEES - Identito-vigilance - Fusion des IPP - Contrôle des données administratives du patient - Contrôle des coordonnées du médecin traitant du patient ORGANISER LE PARCOURS MEDICO-ADMINISTRATIF DU PATIENT - Gestion et coordination médico-administrative (agendas, réunions) - Gestion traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale du patient (Consultation, hospitalisation, chirurgie, examen) - Traitement des courriers-dossiers et documents dans son domaine de compétences (enregistrement, tri, diffusion, affichage) GERER LE DOSSIER DU PATIENT - Recherche et mise à disposition du dossier - Demande de création de dossiers - Tenue du dossier - Numérisation et/ou classement des documents - Archivage - Gestion des demandes d'accès au dossier par le patient ou ses ayants droits ASSURER LA CIRCULATION DE L'INFORMATION MEDICALE - Frappe/relecture/mise en page des documents médicaux dans le respect des indicateurs de qualité - Diffusion des documents - Communication et relais avec les différents intervenants GERER LES STOCKS DE MATERIEL ET DE PAPETERIE - Gestion du budget annuel - Commande - Réception et rangement des livraisons SAISIR L'ACTIVITE - Saisie des données liées à l'activité médicale GERER LES OUTILS DE COMMUNICATION - Messagerie électronique (boîte professionnelle, de groupe, de diffusion) - Veille des données relatives au service (annuaire) - Téléphone - Fax PARAMETRER DES LOGICIELS INFORMATIQUES ACCUEILLIR ET TUTORER LES NOUVEAUX ARRIVANTS ET LES STAGIAIRES - Transmission du savoir-faire et du savoir être Qualités requises et savoir-être - Capacité organisationnelle, rigueur, priorisation - Posture professionnelle : port de la blouse, téléphone rangé, tenue adaptée - Maitrise de soi, gestion de l'agressivité - Capacité relationnelle, diplomatie, esprit d'équipe - Capacité à développer et diversifier ses compétences au sein de l'institution, prise d'initiative - Ponctualité, assiduité - Attitude positive, ouverture d'esprit, affirmation de soi, adaptabilité Compétences requises - Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'un établissement public de santé - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier - Bonne orthographe, règles grammaticales, conjugaison. - Maîtrise de la terminologie médicale et biologique - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Connaissance des droits des patients - Bonne vitesse de frappe - Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage (système de gestion documentaire) Risques professionnels - Travail sur écran - Manipulation de chariots - Port de charge inférieure à 5 kg - Risques psycho-sociaux (situation d'agressivité, ) Contraintes liées au poste - Horaires : 8h30-16h30 ou 9h-17h - Horaires adaptables en fonction des besoins du service : 30 min de pause sur le temps personnel pour le déjeuner - Organisation des congés annuels et RTT concertée au sein de l'équipe et soumis à validation du Cadre Médico-Administratif Passerelle Evolution possible : - Technicien en Information Médicale (TIM) - Cadre Médico-Administratif - Cadre des archives