Gestionnaire Polyvalent Accueil, Activité et Secrétariat H/F

Descriptif L'EPDSAE, créé en 1982 par le Département du Nord, est le premier Etablissement public social et médico-social de France. Il est composé de 16 établissements et services implantés sur l'ensemble du Département et structuré en 4 Pôles : le Pôle Inclusion et Autonomie, le Pôle Enfance et Famille Grand Sud, le Pôle Enfance et Famille Grand Lille Métropole et le Pôle Prévention et Parentalité. L'Etablissement concourt à l'exécution des politiques Départementales et Nationales en matière d'accompagnement, d'accueil, d'hébergement et de suivi à domicile pour les personnes en situation de fragilité. Il oeuvre dans les secteurs de la Prévention, de la Protection de l'Enfance (80% de l'activité) et du Handicap (20% de l'activité). Chaque année, plus de 2500 personnes sont accompagnées par les services de l'EPDSAE. À travers 62 métiers, ce sont 1660 professionnels engagés qui permettent à l'EPDSAE de remplir ses missions de service public. 2 Missions et activités du poste Définition du poste, raison d'être ou finalité du poste Assurer l'accueil, le secrétariat et la gestion du public accueilli à l'IME La Roseraie. Missions et activités du poste 1/ Gestionnaire du public accueilli : * Frappe de courriers et tableaux relatifs aux enfants (certificat de scolarité, réponses aux demandes d'inscription, mailings, notes d'informations, etc ). * Tenir à jour les tableaux des jeunes (liste adresses des familles et des jeunes de l'accueil de jour par ordre alphabétique, par groupe et par circuits de bus). * Sortir des requêtes pour les indicateurs ARS, ANAP, DRESS et pour le rapport d'activités de l'IME. * Saisir mensuellement dans NEMOWeb les présences/absences pour la facturation de l'IME. * Apporter les modifications nécessaires aux feuilles de présences/absences si besoin en connaissant toutes les subtilités (entrées/sorties, modifications de groupes, Creton + spécificités des jeunes). * Saisir les présences des jeunes de l'hébergement et du répit pour la facturation dans le logiciel. * Utilisation du téléservice RESID-ESMS pour indiquer, créer ou clôturer les présences des jeunes (CPAM) mensuellement. * Tenir la correspondance avec les organismes partenaires (CPAM, MNS, etc.). * Vérifier et demander à la MDPH les notifications afin de tenir à jour les dossiers. * Préparer, envoyer et suivre les dossiers d'inscriptions pour la rentrée scolaire 2/ Gestionnaire Accueil : * Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME. * Assurer le suivi du courrier : - Enregistrer le courrier journalier et affranchir les courriers et mailings - Répondre aux candidatures (demandes d'emplois, de stages). * Tenir et mettre à jour les tableaux de réservation de véhicules 3/ Les Instances et les Assemblées Générales * Préparer le dossier du Conseil de Vie Sociale : ordre du jour, feuille émargement, envois des convocations, pièces à joindre. Rédiger le compte-rendu et l'envoyer aux personnes concernées. * Rédiger les comptes rendus des assemblées générales. 4/ Les transports * Préparer les sacoches utilisées par les accompagnants transports (portfolio et produits nécessaires (gants, gel, mouchoirs, sacs vomitifs, masques, etc.). * Tenue et modifications des feuilles transports/familles, des circuits de bus et du tableau général récapitulatif des transports. * Communication et échanges avec les familles, les accompagnants, les cadres et la société de transport. 5/ Relai au besoin du Secrétariat du SESSAD Formation / Diplôme requis BAC Secrétariat Temps de travail / quotité 100% Droits à congés 27 CA, 19 RTT et 4 CD par semestre Horaires L'Adjoint administratif exerce ses fonctions en horaires de journée du lundi au vendredi (amplitude horaire possible : de 7h30 à 18h). Spécificités du poste Expérience en Secrétariat et gestion du public dans le médico-social Lieu d'exercice Ime la Roseraie - Lille