GESTIONNAIRE FORMATION PROFESSIONNELLE - Service Développement Professionnel - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire formation professionnelle auprès du service Développement Professionnel Contrat de 6 mois en CDD Le service développement professionnel regroupe : la mise en oeuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et l'offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l'organisme de formation de l'établissement qui se nomme l'Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS) Il se compose d'une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d'activité (formation continue pour l'un, IFAPS pour l'autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l'IFAPS). Le poste proposé est à 100% sur le service formation continue. Les deux secteurs d'activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux. Mission générale du poste : Gérer et mettre en uvre, au plan administratif et financier, le plan de formation continue du personnel médical et non médical en complémentarité avec les autres gestionnaires, la responsable développement professionnel, l'IFAPS (organisme de formation du Centre Hospitalier) et les différents partenaires internes et externes. Activités principales  Assurer la mise en uvre du plan de formation Création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance) Engagement financier sur le logiciel après signature convention Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform  Recensement des inscriptions Émission des ordres de missions, des feuilles d'émargement Traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances Solder les dossiers autant administrativement que financièrement Gérer les aspects logistiques Réservation des salles et matériels, ouvertures et fermetures des salles de formation Accueil, accompagnement des formateurs et recueil des évaluations « à chaud » en l'absence du responsable formation Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience, Compte personnel de formation, dossier FIPHFP, apprentissage Recueil et recensement à l'aide des tableaux de bord Traitement et mise en uvre des demandes Suivi et clôture Suivi des budgets formation et des engagements financiers : Mise à jour et réajustement des engagements financiers Traitement des demandes De remboursement de frais de déplacement des agents, D'avances de frais Des titres de recette Des traitements Renseigner les documents et suivre l'activité : Mise à jour des tableaux de bord, Réalisation de tableaux de bords ponctuels, Préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation ) Relevé des données en vue de statistiques, Communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d'activité Participer à l'archivage des documents en lien avec la réglementation : Conventions, programmes, plans, actions réalisées, offre de formation, factures Participer aux fonctions de secrétariat du service développement professionnel : Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques Accueil physique des intervenants, bénéficiaires et agent Prise de rendez-vous agendas Rédaction de courriers internes et externes Traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures Profil recherché : Diplômes requis : Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif  Connaissances : Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office) Connaissance du logiciel Gesform. Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs. Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière. Communication orale et écrite Savoir être : Professionnalisme Écoute, discrétion, Réactivité Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie Esprit d'initiative et créativité Sens de l'accueil et disponibilité Respect de l'organisation mise en place Organisation et méthodologie Rigueur Savoir-faire : Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels Communiquer les informations en lien avec le plan de formation divers acteurs S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies, Classer et mettre à jour les dossiers Définir les priorités Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité Construire et exploiter des tableaux de bords Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous.