gestionnaire de l'organisme de formation IFAPS - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire pour l'organisme de formation IFAPS à temps plein Mission générale du poste : Collaborer avec la responsable développement professionnel et la coordinatrice pédagogique afin d'assurer la gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l'organisme de formation l'IFAPS. Activités principales :           Gérer les aspects logistiques : réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation reprographie des supports pédagogiques accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l'établissement ou professionnels de l'établissement) participation active à la mise en uvre de colloques Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l'activité  mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs) relevé des données en vue de statistiques communication des données statistiques et participation à l'élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d'activité du plan de formation Archiver les documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation Assurer les fonctions d'accueil du service développement professionnel (activité tournante sur l'ensemble de l'équipe) : réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS rédaction de courriers internes et externes traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures  Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l'IFAPS via le logiciel de l'organisme : Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance), Engagement financier et mise à jour, Recensement et suivi des inscriptions, Suivi des conventions avec les établissements demandeurs, Contrats de recrutement des intervenants, Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l'état de frais si nécessaire, Synthèse des questionnaires d'évaluation, Facturation (émission de titres), Clôture administrative et financière des dossiers, Mise en application des procédures du service. Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : Diplôme(s)/qualification(s) dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion Expérience(s) professionnelle(s) dans le domaine de la formation (service de formation et/ou organisme de formation), des RH et/ou de la gestion de portefeuilles d'activités. Connaissances : Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office) Logiciel de l'IFAPS, DEMATIC, SPHINX et le logiciel Gesform Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs. Organisation et fonctionnement interne des acteurs régionaux Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière. Législation liée à un organisme de formation Communication orale et écrite Savoir être : Professionnalisme Écoute, discrétion, Réactivité Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie Esprit d'initiative et créativité Sens de l'accueil et disponibilité Respect de l'organisation mise en place Organisation et méthodologie Rigueur Savoir faire : Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels Transmettre aux bons interlocuteurs, à bon escient et en respectant la discrétion professionnelle les informations S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies, Classer et mettre à jour les dossiers Définir les priorités Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité Construire et exploiter des tableaux de bords Organiser sa charge de travail et l'optimiser Spécificités du poste : Horaire de travail : 8H30 à 16H15 Présence obligatoire d'un des agents durant les horaires d'ouverture du service Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.