Gestionnaire de l'administratif et du personnel au sein de la direction des travaux

Descriptif Le CHIMM recherche un gestionnaire de l'administratif et du personnel au sein de la direction des travaux. Présentation du pôle: La Direction de la Sécurité, Maintenance et Travaux (DSMT) a pour mission d'assurer la maintenance et l'aménagement des locaux, des équipements, l'entretien des extérieurs. LIENS HIERARCHIQUES et RELATIONS PROFESSIONNELLES Lien hiérarchique : - Ingénieur Responsable de la Maintenance et de l'Exploitation du CHIMM Lien fonctionnel : - Responsable des Travaux du CHIMM - Adjoints Techniques au Responsable de la Maintenance et de l'Exploitation du CHIMM Partenariats : - Gestionnaire exploitation du CHIMM - Gestionnaires marchés GHT - Gestionnaire des logements - Agents techniques - Utilisateurs : cadre de santé, administratifs - Agents du CHIMM - Direction des Affaires Financières (DAF) - Services « supports » : restauration, logistique, achat, biomédical, informatique . Autres contacts : - Fournisseurs - Trésor Public Missions principales : Le périmètre de base portera sur l'investissement (tant en exploitation courante que sur les opérations de travaux) et le suivi du personnel. Périmètre investissements : - Rédaction et transmission des bons de commande à partir des besoins de l'établissement - Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux marchés en cours et s'assurer du service fait, des prestations diverses - Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget) et liquidation et mandatement des factures - Traitement des demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes) - Classement et archivage des pièces comptables et transmission des pièces justificatives au Trésor public - Etablissement des fiches d'immobilisation - Contrôle des éléments de la facturation clients (adéquation factures/commandes, factures/pièces du marché, PV de réception/d'intervention le cas échant ) - Affectation de la recette en fonction de sa nature (comptes, UF, conventions) - Gestion des dossiers de demande d'achat du devis jusqu'à la liquidation - Renseignement quotidien du tableau de suivi financier - Archivage annuel Périmètre RH : - Renseignement et exploitation de e-planning (application DRH) - Renseignement et mise à jour des plannings mensuels/annuels (tableau excel) - Suivi et relance des demandes d'absence - Archivage annuel Missions annexes : - Mise à jour des bases de données des équipements principaux et avenant aux contrats inhérents - Renseignements de la GMAO - En binôme du gestionnaire exploitation : Traitement des commandes d'exploitation - Préparation des documents pour les réunions de suivi budgétaire. - Réception des livraisons quand l'agent d'accueil ST est absent et le gestionnaire exploitation - Suivre le traitement des factures clients et fournisseurs. Dresser un état mensuel de la situation comptable - Secrétariat : établissement de courrier notamment Capacités humaines : - Avoir des connaissances sur les règles de la commande publique - Utilisation journalière des outils bureautiques - Gérer simultanément plusieurs commandes et/ou dossiers - Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence - Connaissance du secteur des investissements - Connaissance du secteur gestion humaine (planning notamment) - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Savoir extraire des données informatiques et renseigner des tableaux de bords - Capacités à travailler en équipe ou seul(e), - Courtoisie - Esprit d'initiative et disponibilités - Capacités d'adaptation rapide au poste - Discrétion - Rigueur, méthode et organisation de travail - Sens des responsabilités - Etre polyvalent - Connaissance du milieu technique hospitalier - Sens du travail en équipe - Etre disponible, ordonné et soigné - Bonne volonté - Esprit d'initiative - Disponibilité, méthodologie et rigueur - Amabilité et ponctualité - Savoir rendre compte - Aptitude au changement et ouverture aux enjeux hospitaliers - Etre en capacité physique pour porter et manipuler des boîtes et caisses d'archivage Compétences et connaissances requises : - Avoir de solide connaissance comptable (commande, mandatement, liquidation, rattachement de charge, bilan annuel, report de charge, immobilisation financière, clôture annuelle, ) - Utilisation courante de l'outil Excel - Utilisation courante de l'outil Word - Connaissance sur la gestion de planning Diplôme - niveau requis : - Expérience dans le milieu hospitalier ou de la comptabilité - Grade : Agent administratif 1ère classe - Expérience de 5 ans minimum dans ce domaine. Horaires : Amplitude de travail : 7h30/jour Horaires de travail : 8h à 12h / 12h30 à 16h Congés et RTT : 25 CA + 15 jours de RTT selon temps de présence. Lieu : - Tout le CHIMM (commune de Meulan et des Mureaux principalement, Aubergenville, Verneuil) - Lieu de travail principal sites de Meulan (les ateliers de Meulan disposent de leur propre vestiaire/locaux).