Gestionnaire aux affaires médicales

Descriptif Le Centre Hospitalier de Douai, établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Douaisis (260 000 habitants), comptant 904 lits et places, plus de 2 300 agents dont 300 personnels médicaux et disposant un budget de 157 M recherche son Gestionnaire aux Affaires Médicales En CDD dans le cadre d'un renfort ponctuel, placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur et de la Responsable des Affaires Médicales, vous êtes en charge de la gestion administrative du pôle carrière de la Direction des Affaires Médicales et travaillez en collaboration avec les différents gestionnaires de l'équipe. Vos missions : Gestion logistique et administrative des arrivées et départs des médecins : o Rédaction des annonces en lien avec les chefs de service et la responsable DIRAM et en lien avec la communication pour diffusion o Vous êtes en charge du recensement et de la mise à jour du tableau de suivi des candidatures o Vous participez à la constitution des dossiers administratifs des médecins arrivant dans l'établissement o Vous rédigez les contrats initiaux tous statuts confondus et êtes en charge de la gestion prévisionnelle o Vous êtes en charge de la gestion des praticiens à diplôme hors UE. o Vous organisez les rendez-vous de recrutement des médecins et participez à l'accueil des nouveaux arrivants (organisation des rendez-vous d'accueil, recherche de bureau et de matériel en lien avec les différents services et directions fonctionnelles concernées, transmission des informations aux services concernés). o Vous organisez les départs des médecins en lien avec les autres directions o Vous gérez les documents en lien avec le départ en retraite o Vous participez à la préparation administrative et logistique de l'accueil des internes Formation médicale o Vous participez au développement de la politique de formation des médecins o Vous étudiez et assurez le suivi des demandes de formation en tenant à jour un fichier dédié, et présentez les demandes de formation en sous-commission o Vous éditez les ordres de mission des médecins et êtes en charge des remboursements de frais afférents o Vous êtes responsable du suivi des congés formation des médecins o Vous assurez par ailleurs la liquidation des factures et le suivi budgétaire des dépenses relatives à la formation. Gestion administrative diverse o Vous gérez l'arrivée et l'envoi des courriers de la DIRAM o Vous rédigez différents courriers relatifs à la vie des affaires médicales (accusés de réception de courriers, attestations) o Vous participez à l'accueil physique et téléphonique de la DIRAM Profil recherché : Formation de niveau Bac +2 Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point, Logiciels métiers AGIRH et E-GTT médical Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l'environnement hospitalier seraient un plus Aptitudes : Dynamisme et implication professionnelle, rigueur et organisation Capacité à travailler en autonomie Adaptabilité et réactivité Savoir être : Sens de la confidentialité et de la discrétion Sens de la diplomatie Sens du travail en équipe Profil attendu : Adjoint Administratif, statutaire ou contractuel, secteur public ou privé