GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E) Cellule Gestion du Temps de Travail Secrétariats médicaux - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Intitulé du poste GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E) Cellule Gestion du Temps de Travail Secrétariats médicaux Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s) Catégorie B Famille / Spécialité professionnelle / Métier Ressources Humaines Unité Fonctionnelle Pôle 4100-DRH 4130-SECRETARIATS MEDICAUX   RESSOURCES HUMAINES ET POLITIQUE SOCIALE Localisation du poste de travail CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex 9 Lieux d'intervention Centre Hospitalier de Carcassonne Présentation du service d'affectation Composée de 21 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines et de la Politique Sociale (DRH) a en charge : les secteurs classiques de la gestion du personnel non médical : recrutement, arrêts de travail, carrière, paye, formation, pilotage financier, accompagnement social, des opérations de gestion pour le personnel médical : paye, formation, EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses), arrêts de travail, dossiers de départs en retraite. Sont aussi rattachés à la DRH les secrétariats médicaux et le service social. Description synthétique du poste Assiste la responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la Gestion du Temps de Travail à la DRH dans les différentes missions afférentes à ses fonctions. Missions principales et activités spécifiques (non exhaustives) GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL Support et assistance auprès des utilisateurs du logiciel de temps de travail : -          Intervention consécutive aux demandes d'assistance, -          Suivi des demandes d'assistance des utilisateurs. Assurer les relais avec les gestionnaires de la DRH pour optimiser l'utilisation de l'outil, Assister la responsable de la cellule GTT dans ses différentes demandes : -          Accompagnement à la formation continue des utilisateurs à l'outil (logiciel E. Connexion), -          Accompagnement des utilisateurs dans l'optimisation de l'application des règles de gestion du temps de travail (évolutions des cycles) et de l'outil GTT, -          Information régulière aux utilisateurs (référents GTT, cadres et agents) sur la mise à jour ou corrections du logiciel GTT avant mise en production, -          Formalisation des procédures dégradées sur des thèmes ciblés (mouvements), -          Rédaction, mise à disposition et mise à jour de la documentation utilisateurs (agents, cadres et référents GTT), -          Gestion des droits, -          Aide à la gestion des CET, Gestion-suivi du planning de la DRH, Suivi du planning des assistantes sociales, Vérifications des comptes des agents en CDD, Suivi des départs et arrivées des agents, Saisie, mise à jour et aide reprise de plannings, Requêtes, Participer à certaines réunions sur sollicitation de l'AAH, SECRETARIATS MEDICAUX   Assister la responsable des secrétariats dans ses différentes demandes. Au besoin, à la demande de l'AAH et/ou des référentes de pôle : -          Accompagner les agents nouvellement recruté(e)s ou futures recrues dans leurs démarches administratives et les accueillir le jour de leur arrivée, -          Organiser auprès des différents interlocuteurs (DRH, informatiques, DPI, sécurités) l'arrivée des nouvelles secrétaires médicales ; vérification avant l'arrivée de la bonne organisation, -          Accueillir les stagiaires et les accompagner auprès des équipes, Lors des absences des AMA référentes de pôle, saisie des plannings (absences, heures). LIENS HIERARCHIQUES LIENS FONCTIONNELS GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL - Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale, - AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH. - Gestionnaires RH, - Cadres planificateurs, - Agents, -  Directions fonctionnelles, - Services informatiques. SECRETARIATS MEDICAUX - Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale, - AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH. - AMA Référentes de pôle (coordination), - Secrétaires médicales. QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES   Intitulé Niveau recherché     S A M E COMPETENCES Organisation et fonctionnement interne d'un établissement public de santé       X   Connaissance en gestion du temps de travail       X   Statut du personnel non médical     X   SAVOIR FAIRE Utiliser les outils bureautiques / technologies d'information et de communication     X     Utilisation d'un logiciel de gestion du temps de travail       X Capacité d'analyse et de priorisation     X   Animer des groupes de travail/ de formation     X   Rédaction et mise en forme de documents, outils de communication créatifs et pertinents, procédures     X   Analyser une organisation de manière à optimiser les cycles de travail     X   Analyser une problématique liée à l'application de règles de GTT et proposer des scenarii     X   SAVOIR ETRE Qualité d'adaptation, polyvalence     X   Qualités relationnelles : Etre une relation d'aide, diplomatie     X   Rigueur et organisation     X   Sens de la collaboration, du travail en équipe     X   Pédagogie     X   Confidentialité       X Implication     X   S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise Conditions d'exercice Rythme de travail : ·         7H40 du lundi au vendredi. Exigences relationnelles : ·         Travail en groupe : OUI, ·         Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT. Logiciels utilisés : ·         Pack Office : WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK, ·         CPAGE, ·         E-CONNEXION, ·         Internet et Intranet.   Contacts                                  Service demandeur                              Gestionnaire Nom Fonction Tél Adresse mail Mme ELOY Véronique   Attachée d'Administration Hospitalière     04 68 24 27 03 [email protected] Nom Fonction Tél Adresse mail Mme Emmanuelle PROT   Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale   04 68 24 20 36 [email protected] Profil recherché : Travail en groupe : OUI, Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.