Gestionnaire Administratif Secretariat

Descriptif CDD DE REMPLACEMENT RENOUVELABLE MISSIONS Accueil physique et téléphonique Suivi des plannings Réception et répartition des courriers provenant de l'extérieur, rédaction et mise en forme de documents et courriers du service achats Enregistrement et suivi des demandes achats hors stock des divers services de l'établissement Délivrance et suivi comptable des timbres utilisés par les structures extérieures Secrétariat de la Directrice adjointe et du service achats (gestion des appels et planning de rendez-vous) Participation possible à la rédaction des procès-verbaux du CSE et Formation Spécialisée Classement et archivage annuel des documents du secrétariat Réservation des salles à la location, suivi des prestations annexes à la location (accueil café, repas) Tenue à titre principal de la régie d'avances et de recettes des menues dépenses (remboursement achats fournitures des ateliers et des budgets SE, frais de parking écritures comptables et reconstitution de l'avance à la trésorerie après justification) Tenue en suppléance de la régie d'avance et de recettes du self (recharge de cartes, prise de caution et mandatement, remboursement des cautions, écritures comptables mensuelles liées à l'activité du self, dépôt de fonds à la trésorerie avec justification des écritures) ; distribution et enregistrement comptable des tickets repas dans le logiciel du self ; commande des cartes self ; élaboration des titres de recettes concernant les repas pris au self par des extérieurs et des locations de salle Suivi comptable de l'imputation des repas du self en liaison avec la DRH (situation des agents et catégories) Gestion des chèques déjeuner Gestion des contraventions sous la supervision du responsable achats Gestion des chèques de caution de logement Elaboration de bon de commande et liquidation des factures correspondantes EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS Exigences du poste : - Présence obligatoire d'une des deux adjointes administratives au secrétariat, du lundi au vendredi Connaissances requises : - Maitrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques du poste Aptitudes requises : Faire preuve de discrétion professionnelle Faire preuve d'adaptabilité, de réactivité et de rigueur Savoir communiquer les informations utiles à l'encadrement supérieur Respecter les délais impartis Gérer efficacement l'accueil du public (agents, étudiants, fournisseurs) CAPACITES REQUISES Niveau minimum de qualification : baccalauréat AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE - Directrice Adjointe - Attachée d'Administration Hospitalière - Adjoint des Cadres Pour tous renseignements, s'adresser à Madame Laurence PETITDEMANGE Les candidatures sont à envoyer à [email protected] avant le : 02/07/2025