Gestionnaire administratif des tiers-lieux d’expérimentation

Descriptif PRÉSENTATION DE LA DIRECTION DE LA RECHERCHE CLINIQUE ET DE L'INNOVATION L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu, composé de 39 hôpitaux réunis au sein de 6 groupes hospitaliers. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 100 000 personnes médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers y travaillent. La Direction de la Recherche Clinique, de l'Innovation et des Relations avec les Universités et les Organismes de recherche (DRCI) constitue un Pôle d'Intérêt Commun (PIC) de l'AP-HP, qui travaille pour l'ensemble des composantes de l'institution. La DRCI est chargée de piloter le volet recherche et innovation du projet d'établissement de l'AP-HP, les projets de recherche menés par l'AP-HP et de suivre l'ensemble des activités de recherche se déroulant au sein de l'institution : - 4 000 projets de recherche en cours, tous promoteurs confondus ; - 1 500 projets de recherche dont l'AP-HP assure la promotion et la gestion ; - plus de 25 000 patients inclus dans des essais cliniques à promotion AP-HP ; - portefeuille de plus de 650 brevets actifs. En partenariat avec les 6 directions de la recherche et de l'innovation des Groupes Hospitalo-Universitaires, la DRCI s'implique dans l'organisation de l'environnement « recherche » de l'AP-HP au travers de sa collaboration avec les structures de soutien à la recherche médicale et à l'investigation clinique situées au sein des GHU. Etroitement liée aux grands organismes de recherche, l'AP-HP compte huit instituts hospitalo-universitaires d'envergure mondiale (ICM, ICAN, IMAGINE, FOReSIGHT, Prometheus, Thema Saint-Louis, InovAND et re-connect) et le plus grand entrepôt de données de santé français. Elle est membre fondateur de 21 fédérations hospitalo-universitaires et collabore étroitement avec près de 90 unités mixtes de recherche. L'AP-HP est également membre fondateur ou partenaire de quatre bioclusters financés dans le cadre de France 2030 : le Paris Saclay Cancer Cluster (cancérologie), BrainetMind (neurosciences), GenoTher Paris Evry (thérapies géniques), BCF2I Biocluster français pour l'innovation en infectiologie (infectiologie). L'AP-HP a obtenu en 2020 le label Institut Carnot, qui récompense la qualité de la recherche partenariale. Le développement de la recherche à l'AP-HP s'appuie sur plus de 1 200 professionnels (personnels médicaux et non médicaux) hautement qualifiés et spécifiquement dédiés à la conception, à la réalisation et au suivi des projets, gérés par la DRCI, en lien avec les groupes hospitaliers qui implique une coopération étroite avec les organismes de recherche, les universités et les industriels du médicament, des dispositifs médicaux et du numérique. La DRCI intègre des unités de recherche clinique, services déconcentrés de la DRCI au sein des GHU, de neuf pôles d'activité transversaux localisés sur les sites de Saint-Louis et de Fernand Widal : - le Pôle Pilotage Stratégique Adjoint au directeur - le Pôle Relations avec les Universités et les Organismes de Recherche - le Pôle Finances et Plateformes technologiques (auquel est rattaché le poste à pourvoir) - le Pôle Talents et Attractivité - le Pôle Promotion - le Pôle Partenariats et Expertises - le Pôle Transformation et Management de la qualité - le Pôle Transfert et Innovation - le Pôle Investigation (en cours de création) Dans le cadre de sa mission d'animation de l'innovation, la DRCI participe au fonctionnement des « tiers-lieux d'expérimentation » : 3 sont actuellement labellisés (@Hotel Dieu, BOPEX et Unirein) et plusieurs projets sont en cours de préparation pour être déposés dans la vague d'appel à projets actuelle. Il s'agit de programmes d'expérimentation dans des hôpitaux ayant pour objectif de valider les bénéfices médico-économiques des services et accélérer leur accès au marché. Ces tiers-lieux sont en lien quotidien avec des acteurs économiques comme des start-ups ou des professionnels de santé. Le poste à pourvoir vise à accompagner le développement de ces nouvelles structures dans leurs circuits d'achats et de dépenses. COMPOSITION DE L'EQUIPE une directrice une responsable de l'économat de la DRCI encadrant 5 agents (dont le poste à pourvoir), une responsable du secteur de suivi budgétaire des projets ministériels et prestations de recherche encadrant 7 agents et une apprentie, un responsable du secteur de suivi des projets européens et multipartenariaux encadrant 9 agents (recrutements en cours). LIAISONS Liaisons hiérarchiques : Responsable de l'économat de la DRCI Directrice du pôle finances et plateformes technologiques Liaisons fonctionnelles : Responsable du secteur des projets européens et multi-partenariaux Responsable du secteur des projets ministériels et prestation de recherche ACTIVITÉS Missions générales : Assurer la gestion des commandes pour les tiers-lieux d'expérimentation : bons de commande, suivi, conseils sur les achats, demande de mise en paiement des factures selon les règles de la comptabilité publique et le respect du Code des Marchés publics. Assurer l'instruction des dossiers de frais avancés et de remboursement de frais de mission pour les agents de tiers-lieux d'expérimentation Validation des conventions de prestation auprès des partenaires et émission des titres de recettes Emission de titres de recettes auprès des partenaires des tiers-lieux d'expérimentation Contrôle de la bonne affectation budgétaire des recettes et des dépenses de chaque tiers-lieux d'expérimentation Missions permanentes : Vérifier les demandes d'achat Faire viser chaque demande d'achat par les acteurs concernés Faire la demande de création des fournisseurs dans le fichier central AP-HP, SAP Etablir les bons de commandes dans le progiciel SAP Faire signer le bon de commande Adresser le bon de commande aux fournisseurs Suivre le bon de commande, contrôler le service fait et enregistrer la facture Relancer les fournisseurs pour s'assurer que les commandes sont bien enregistrées Participer à la procédure de clôture de l'exercice, en suivant la récupération des bons de livraison Traiter les dossiers de frais de mission, de frais avancés et de déplacement (via le progiciel dédié) Suivre les commandes et toutes autres informations, correspondantes pour chaque commande Créer, classer et assurer l'archivage des dossiers de commande Relire et compléter les conventions de prestation avec les partenaires des tiers-lieux d'expérimentation Emettre les titres de recettes liés à ces conventions Demander la création des éléments d'OTP dans SAP Utiliser le logiciel easydore pour les données RH S'assurer de la bonne affectation budgétaire des personnels payés sur les fonds des tiers-lieux d'expérimentation Faire des points réguliers avec les animateurs des tiers-lieux pour être en mesure de traduire dans les circuits d'achats et de dépenses les actions menées et de les conseiller sur les procédures à suivre Veiller à l'adéquation du fichier structure et des bonnes affectations dans SAP, en lien avec la responsable structure de la DRCI, pour que la montée en charge de l'activité des tiers-lieux d'expérimentation se traduise de façon cohérente dans le système d'information budgétaire et financier Missions spécifiques : Autres missions à la demande du responsable Particularités du poste : Une connaissance de l'outil SAP ou d'un autre outil de comptabilité est souhaitable (formation à l'outil SAP possible) Une connaissance des outils informatiques est souhaitable, notamment Excel Pour les personnes non formées et/ou ne connaissant pas le logiciel SAP, une formation interne par le responsable pourra être délivrée, puis une formation institutionnelle dans un deuxième temps AVANTAGES Possibilité de 3 jours de télétravail (maximum) par semaine Rencontres de partenaires et d'acteurs extérieurs à l'hôpital : déplacement et travail possible sur les sites de Broussais (BOPEX) et de Hôtel Dieu(@Hôtel Dieu) HORAIRES DE TRAVAIL Horaires de travail : 7h30 par jour Repos : week-end et jours fériés Quotité de travail : 100% COMPÉTENCES REQUISES Connaissances particulières : Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, notamment Excel, et Access) Qualités professionnelles requises : Curiosité pour l'innovation et l'accompagnement du changement Capacité à interagir avec des acteurs ne connaissant pas le secteur hospitalier ni la comptabilité publique Réactivité, dynamisme, Sens de l'organisation, rigueur et efficacité Capacité à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité Capacité à mettre en uvre des procédures simples Capacité rédactionnelle, afin de répondre par mail à des demandes simples PRÉ-REQUIS Formations et/ou qualifications requises : NA EXPÉRIENCE REQUISE Expérience dans un secteur financier ou dans la comptabilité ou dans le domaine informatique ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE Les missions du poste s'adapteront aux évolutions des entités accompagnées par la DRCI, de nombreuses missions d'évolution étant possibles, notamment pour assurer le suivi budgétaire des projets concernés (recettes, suivi des dépenses, bilans intermédiaires et bilan final) DUREE : CDD 1 AN RENOUVELABLE GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ Travail sur écran PERSONNES À CONTACTER Envoyez votre CV et lettre de motivation à : Prénom, Nom : Florence BAGUET Fonction : Directrice des finances et des plateformes technologiques Téléphone : 06 12 19 34 23 Courriel : [email protected] Prénom, Nom : Laetitia MARCELIN Fonction : Responsable de l'économat de la DRCI et du budget annexe innovation Téléphone : 01 44 84 17 05 Courriel : [email protected]