Gestionnaire administratif des achats Direction des achats et de la logistique

Descriptif Présentation de l'établissement : Le Groupe Hospitalier Nord Essonne, regroupe les sites de Longjumeau, (hôpital de proximité), l'hôpital Paris Saclay ainsi que le site du Grand Mesnil, dédié à la psychiatrie. Le GHNE propose un panel complet de soins de proximité et de recours (urgences, maternités, pédiatrie, chirurgies, médecine polyvalente et spécialisée, réanimation), servis par les plateaux techniques modernes et le nouveau plateau de soins critiques. C'est un acteur incontournable de nombreuses filières de prise en charge. Fortement ancré dans le paysage hospitalier par des partenariats nombreux et actifs avec les autres structures, le GH Nord-Essonne est aujourd'hui engagé dans de nombreux projet d'avenir. Il s'inscrit en cohérence avec les projets stratégiques d'aménagement du territoire (Grand Paris, Grand Orly.) auxquels il s'associe pleinement. Le GHNE couvre les besoins de plus de 600 000 habitants. IDENTIFICATION DU POSTE Position dans la structure : Liaison hiérarchique : Directeur des achats et de la logistique Attachée d'Administration Hospitalière Responsable des achats et des marchés publics Adjoint des cadres du service des achats Liaisons fonctionnelles : Directeurs fonctionnels Ingénieurs Technicien supérieur hospitalier Référent des services Agent de la cellule des marchés Gestionnaires achats Chef de pôle Cadre de santé Personnels soignants Les fournisseurs Présentation du service et de l'équipe : La direction des achats est regroupée sur le site de Longjumeau. Elle est composée : 1 Directeur des achats et de la logistique 1 Attachée Responsable des achats et des marchés publics 1 Adjoint des cadres 14 Gestionnaires achats Horaire de travail : 8h30/16h10 9h00/16h40 9h20/17h00 Durée : 6 mois Type de contrat : CDD MISSIONS DU POSTE Mission propre au poste : Le gestionnaire administratif des achats travaille en étroite collaboration avec l'attachée d'administration hospitalière, l'adjoint des cadres du service des achats, les techniciens supérieurs hospitaliers et les référents des différents services du GHNE. Gestion des commandes d'investissement et d'exploitation : Recueil du besoin auprès des services de soins ; Création et suivi des plannings de cadencement des commandes ; Vérification de la cohérence d'une commande (quantité/ prix), en se basant sur les consommations et sur le BPU du marché ou du devis ; Saisie des bons de commande sur les logiciels du GHNE en respectant les procédures achats ; Constitution d'un dossier d'achat qui regroupe les documents administratifs permettant de faire une commande et une liquidation ; Assurer la relation du suivi des achats avec les services de l'établissement et les fournisseurs ; Gestion des achats stockés : Mettre à jour les fiches articles (prix, conditionnement, références, désignation, fournisseurs principaux et secondaires) ; Analyser et mettre en uvre l'application des modalités mentionnées au sein du CCAP ou du CCTP (ex : frais de port, calendrier de cadencement) ; Assurer le suivi administratif des fournisseurs ; Mise en place de tableau de bord, pour le suivi des consommations et du réajustement des dotations ; Création avec un suivi d'une base de données des fiche produits, techniques et de sécurité ; Mise à jour et suivi d'une cartographie achat ; Engagement et suivi des commandes, des réceptions et des liquidations. Analyse des anomalies des balances de stock ; Réalisation des balances des stocks ; Gestion des liquidations et des mandatements : Récupération des bons de livraison ou des PV de réception et d'installation conformes aux procédures achats ; Vérifier la conformité de la facture ; Contrôler la cohérence des factures en corrélation avec le dossier achat ; Vérifier les domiciliations bancaires ; Créer le dossier de compte fournisseur ; Respecter les délais de traitement des liquidations afin que l'établissement puisse émettre les mandatements dans les délais réglementaires ; Liquider les factures selon le segment d'achat défini ; Etablir et réformer des fiches d'immobilisations ; Participation à la clôture annuelle de l'établissement (création des charges rattachées) ; Dématérialiser le dossier achat au sein du logiciel de gestion électronique des documents ; COMPETENCES REQUISES Compétences techniques de base : Connaissances de la comptabilité hospitalière et des suivis budgétaires ; Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; Connaissance du logiciel Business Object ; Connaissance de logiciel de gestion économique et financière (la connaissance de CPAGE I, serait un plus) ; Notions en marchés publics ; Compétences liées à l'emploi : Savoir analyser les devis et négocier ; Savoir commander, réceptionner, liquider sur le logiciel de gestion économique et comptable ; Adapter sa méthodologie de travail selon les segments d'achats définis ; Qualités : Discrétion professionnelle ; Sens du contact, de la diplomatie et du travail en équipe ; Sens des responsabilités ; Rigueur ; Polyvalence ; Disponibilité ; FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES Formation : Logiciels bureautiques ; Logiciel de comptabilité ; Notion sur les marchés publics ; Expérience professionnelle : Connaissance du milieu hospitalier souhaitée