Gestionnaire Achats / Facturation (H/F) Ditsi 75014 Paris

Descriptif Temps de travail : 7h30 Statut : Titulaire ou Contractuel Grade : Catégorie C - Adjoint administratif Intitulé du poste : Gestionnaire achats/facturation Lieux de travail : 1 rue Cabanis Paris 14ème Organisation du travail : Travail en binôme incluant une permanence sur le temps du midi et nécessitant une répartition des congés afin d'assurer la continuité du service. Horaires : 09h00 à 16h30 Poste à pourvoir à compter du 01/03/2025 VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2mn chrono pour connaître le GHU Paris en images animées www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences offre les avantages suivants : - Des horaires adaptés : 7h30/jour, pause-déjeuner comprise - Travail du lundi au vendredi uniquement. Organisation du travail comportant du présentiel et du teletravail. - 28 CA, 15 RTT soit 43 jours de congés annuels - Accès à des offres de cinema, spectacles, vacances. - Offre sport/bien-etre DESCRIPTION DE LA DIRECTION La Direction de l'Innovation Technologique et du Système d'Information (DITSI) comprend les secteurs d'activités suivants : Unité Projets et Supports Utilisateurs : -[10 agents] assure le support aux utilisateurs, le renouvellement du matériel informatique, et de la téléphonie fixe - [9 agents] : assure le support aux utilisateurs des logiciels métiers ainsi que le pilotage et la gestion des projets DPI [6 agents] : équipe dédiée au pilotage du déploiement du Dossier Patient Informatisé unique (Validation des documents, Ateliers et Formations, Paramétrages, maintien en condition opérationnelles) Unité Infrastructure : - [7 agents] Cette équipe assure la continuité du fonctionnement de l'infrastructure : serveurs, sauvegarde et stockage, annuaires et messageries, bases de données, ainsi que la gestion du réseau LAN et WAN Unité Administrative et Organisationnelle : [3 agents] : regroupe le secteur des achats/ de la facturation et le secrétariat Unité Innovation : [5 agents] : assure le suivi et la promotion des innovations technologique en s'appuyant sur des modèles de co-création (idéation, prototypage, concrétisation) par le développement d'outils internes. Ce secteur participe à de nombreux projets de recherche clinique (RHU, Asphalt, H2020 « Indemand », ) en apportant sa contribution technologique sur la réalisation digitale Sécurité et protection des données : [2 agents : 1 RSSI et 1 DPO] (clinique, recherche, RH) : garantit la protection et la sécurité des données du GHU Paris et donne un avis sur l'ensemble des projets de recherche en lien avec la DRCI. La DITSI a pour mission d'assurer la sécurité et le bon fonctionnement du système d'information (SI) ainsi que son développement en cohérence avec les stratégies nationales et régionales. Plus précisément, l'équipe de la Direction de l'Innovation Technologique et du Système d'Information se veut proche des utilisateurs, des patients/résidents et/ou des usagers pour lesquels elle uvre quotidiennement en veillant à la sécurisation du système d'information ainsi qu'à son évolution dans le cadre de l'amélioration de la qualité de leur prise en charge. A cet effet, la DITSI a en charge, notamment, l'opérationnalité d'environ 170 applications, de la supervision d'une architecture technologique moderne, efficiente et sécurisée (plusieurs Data Center, curs de réseaux, ) tout en assurant une veille technologique active. La DITSI gère également les sujets suivants : La DITSI met en place un système d'information en conformité avec sa nomination du 1 /09/2021 comme, Opérateur de Service Essentiel, L'Etablissement a mis en place un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la création de l'Entrepôt de Données de Santé du GHU Paris. La DITSI est une direction fonctionnelle dynamique qui travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services du GHU Paris (de soins, administratifs, techniques et généraux). Elle participe activement aux projets territoriaux tels que le DMP et Terrisanté mais également, sur des projets de Recherche Européens comme le RHU PSYCARE. La DITSI est engagée dans une démarche d'amélioration continue. DESCRIPTION DU POSTE ET DES MISSIONS Vie du service Assurer les relations clients/fournisseurs Réception et contrôle de la marchandise en collaboration avec un technicien de l'assistance informatique Saisie des bons Carl (= ticket pour commandes/demandes d'interventions diverses) Suivi et commande de fournitures d'hygiène Classement et archivage Suivi du budget Elaboration et suivi du tableau de suivi annuel d'investissement et d'exploitation Mise à jour et suivi du tableau des engagements et des liquidations Mise à jour et suivi du tableau des contrats de maintenance Mises à jour et suivis de tableaux de suivi éditeurs/fournisseurs/opérateurs Elaboration du tableau des charges constatées d'avance Préparation de la réunion budgétaire mensuelle Editer chaque semaine la situation du mois en cours et évaluer les atterrissages budgétaires de fin d'année Participation active à la co-construction de l'EPRD N+1/PPI avec les responsables d'équipes et les chefs de projets Circuit de facturation Création des comptes fournisseurs Saisie des marchés (GEF) Saisie des bons de commande (GEF) Demande n° d'achats sur devis Réception et liquidation des factures des prestataires (GEF) Suivi des délais de livraisons Transmission des documents pour mandatement à la Direction des Finances via Chorus(GED) Saisie des immobilisations (GEF) Saisie des restes à mandater (GEF) Circuit des achats Suivi des procédures d'achat en lien avec le bureau des marchés Recensement des pièces administratives afférentes aux marchés sur les plateformes en ligne des centrales d'achat pour transmission au bureau des marchés Rédaction de CCP pour les marchés sans mise en concurrence COMPETENCES REQUISES : SAVOIRS-FAIRE et SAVOIR-ETRE Maitriser les logiciels métiers OnBase et Chorus, ainsi que la partie relative à la gestion des commandes dans GEF Connaître la comptabilité hospitalière et les marchés publics Connaître Word, et Outlook Maitriser Excel (tableau croisés, dynamiques, formules, ) Connaitre Power BI et de Business Object serait un plus Rigueur, autonomie et être force de proposition sur les sujets budgétaires Solide expérience en gestion budgétaire dans la fonction publique hospitalière OBLIGATION PROFESSIONNELLE Respect des obligations de discrétion et de confidentialité