Coordinateur / coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux

Descriptif Présentation du service L'équipe de la coordination des secrétariats médicaux est constituée d'une coordinatrice des secrétariats médicaux et de 2 adjoint.es qui encadrent 134 professionnels (AMA, Accueil, Numérisation). Missions : -Encadrer les secrétaires médicales en trinôme et en partenariat avec les pôles de soins -Coordonner et assurer l'efficience et la qualité des actions des secrétariats médicaux, assurer le suivi des indicateurs relatifs à l'efficience des secrétariats médicaux, notamment la complétude du dossier patient. -Conseiller la direction concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité Activités principales : Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux participe à l'organisation, la supervision et l'optimisation du fonctionnement des secrétariats médicaux de l'établissement sur les pôles où il. elle est missionné.e. Il. Elle participe activement au management des équipes, la gestion administrative et à l'amélioration continue de la qualité. Il. Elle assure l'intérim de la coordinatrice en son absence. Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e assure l'encadrement des services ci-dessous : -Le plateau médico-technique : -Les explorations fonctionnelles, -L'imagerie médicale, -Le laboratoire, -La pharmacie et rétrocession, -La psychiatrie secteur adulte, -Centre d'accueil et d'orientation des usagers (CAOU). Ce périmètre pourra être amené à évoluer dans le cadre du nouveau projet de service. 1.Missions de gestion des ressources humaines en lien avec la DRH et les pôles -Manager l'équipe de secrétaires médicaux titulaires, contractuels, stagiaires en étroite collaboration avec les chefs de service et cadres de santé : -Impulser un management participatif, -Recrutements, gestion des plannings, remplacements, congés, évaluations annuelles, anticipation et gestion des conflits, -Accompagner les parcours et projets professionnels, -Accompagner les nouveaux arrivants et organiser la formation continue -Organiser la répartition des missions -Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes, -Organiser la continuité de service en veillant à l'équité. -Gestion du temps de travail des agents en adéquation avec le guide du temps de travail de l'établissement, -Assurer le suivi des effectifs, de l'ETPR et anticiper les besoins avec la DRH, -Assurer le suivi de l'activité des différents secrétariats pour assurer une juste répartition des ressources humaines disponibles, -Gestion des approvisionnements. 2.Missions en partenariat avec les cadres de la facturation -S'assurer de la bonne saisie des actes pour les professionnels en charge des enregistrements pastel (GAP), -Participer à la rédaction des procédures relatives aux parcours administratifs existants et à venir dans le cadre des nouvelles activités, -Participer à la bonne tenue des opérations de clôture. 3.Missions organisationnelles et de projet -Participation à l'animation du projet de service : partage de valeurs, objectifs du service, principes de management process de recrutement, parcours d'intégration, plan de formation, adaptation des fiches de poste, évolutions du secteur, -Participer à la conception des outils de suivi de l'activité des secrétariats médicaux, -Chefferie de projet concernant des nouvelles organisations, nouveaux usages numériques en fonction des priorités institutionnelles, -Participer à la mise en oeuvre des outils numériques et au paramétrage en lien avec les secteurs concernés, -Conduire des audits organisationnels (en lien avec les pôles concernés) et proposer des évolutions de processus. Si nécessaire, proposer des actions correctives (organisationnelles, informatique, affectation des ressources humaines) ; -Adapter les matériels/organisations aux évolutions des pratiques médicales (bureautiques, planification, agenda, logiciel, ) ; -Harmoniser les pratiques entre les différents secteurs de l'établissement. 4.Amélioration continue et qualité -Garantir la bonne tenue des dossiers médicaux et la conformité des procédures de gestion documentaire, -Contribuer à l'amélioration des circuits d'information et de communication, -Participer aux démarches qualité (audits, indicateurs, certifications), -Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives, -Assurer une veille réglementaire et technologique (RGPD, dématérialisation, etc.).