ASSISTANTE Médico-Administrative-Secrétaire Médicale h/f

Descriptif PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT L'établissement dessert 34 communes du département de la Seine-Saint-Denis. Son offre de soins est organisée selon un découpage territorial par secteur. Sur chaque secteur existe au moins une structure de consultations (centre médico-psychologique) et une structure alternative à l'hospitalisation temps complet qui peut-être un centre d'accueil thérapeutique à temps partiel et/ou un hôpital de jour. Pour la prise en charge des urgences, les patients sont orientés vers des centres d'accueil et de crise ou bien les services d'urgence des hôpitaux généraux. Pour les hospitalisations temps complet, l'établissement dispose de 4 sites. Enfin quelques secteurs proposent sur leurs territoires d'autres modes de prises en charge comme des appartements thérapeutiques, un centre de cure ambulatoire, des hospitalisations à domicile. L'établissement gère également une maison d'accueil spécialisée (M.A.S.) « le Mas de Lisle », structure médico-sociale pour adultes handicapés et deux écoles : un institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et une école de cadres de santé (IFCS). PRESENTATION DU PÔLE OU DIRECTION - Présentation du secteur 93G12 Le Pôle 93G12 dessert une population de 76 000 habitants environ, ressortissants des Communes de Bagnolet, Les Lilas et Le Pré Saint Gervais. Il correspond au 12ème Secteur de psychiatrie générale adulte de l'Hôpital de Ville Evrard en Seine-Saint-Denis. Il dispose de : 1 U.H.T.P « Morvan » de 24 lits + 2 C.S.I, 1 U.H.T.P intersectorielle « Alizé » de 10 lits adultes pour patients résistants dépendants institutionnellement, 1 Hôpital de Jour, 1 CMP, 1 CATTP, 1 AFT (2 places), 2 Appartements Associatifs (4 places) et 1 Association « Les 3 Communes ». Position dans la structure : Autorité hiérarchique : - Madame G. ZANTMANT, Directrice des Ressources Humaines - Docteur S. RENER, Cheffe de Pôle Autorité fonctionnelle : - Docteur C. CELIS-GONZALEZ Responsable Médicale du CMP - Docteur N. ROUX Responsable Médicale du CATTP Liaisons fonctionnelles : Interne au Pôle : Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d'informations pour organisation de la prise en charge du patient Externe au Pôle : DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux Externe à l'établissement : Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc Intitulé du poste : Assistante Médico-Administrative Structure : CMP et CATTP de BAGNOLET 59/61 Rue Victor Hugo 93170 Bagnolet (Service du Docteur S. RENER) _____________________________________________________ Description synthétique du poste : Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion) Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes Planifier et gérer les rendez-vous des patients Transmissions et partages des informations inter-équipes Gérer et planifier l'agenda électronique Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus Assurer le secrétariat du CMP (80 %) et du CATTP (20%) Assurer le secrétariat de l'Association « Les 3 Communes » Gérer la commande papeterie avec les Cadres du CMP et CATTP Missions générales : Accueillir et renseigner les patients. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser Missions principales : Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE) Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013) Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux Missions générales : Accueillir et renseigner les patients. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser Missions principales : Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE) Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013) Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux Missions spécifiques : Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs Connaissances : Savoir-faire requis : Prendre des notes et les retranscrire Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches. Dynamisme Esprit d'initiative Esprit d'équipe et adaptabilité Sens des responsabilités Maîtrise de soi Esprit d'ouverture et d'équité Savoir être : Discrétion professionnelle Qualités relationnelles Capacité de travailler en équipe Connaissances requises : Outils bureautiques (Cortexte, Word, Exel, Intranet/Internet) Techniques de communication / accueil physique et téléphonique Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement Vocabulaire médical Qualifications : Diplôme A.M.A Secrétariat médical Particularité du poste : Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence. Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière. Horaires de travail : 38 heures hebdomadaires 80 % au CMP et 20 % au CATTP