Assistante Médico-Administrative Pôle EST – Secteur Aix Pertuis Structure ambulatoire – CMP MEJANES (Aix)

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles : Le poste est un poste d'AMA (secrétaire de Pôle). Présentation de l'équipe de travail : Cheffe de Pôle, Cadre de Pôle, Cadres et secrétaires des chefs de service du PEA, adjoint administratif affecté à la gestion du planning des psychologues, des assistantes sociales ainsi qu'au secrétariat du CTF Horaires et organisation du travail : Poste temps plein sur une base horaire de 36h/semaine 9h-17h Poste situé au bloc technique du CHM Les congés sont à prendre prioritairement en période de vacances scolaires MISSIONS Accueil physique et téléphonique Ré orientation de toutes les demandes arrivant dans le PEA : les demandes de stages, de prise de RDV dans les différentes UFs, lien avec les partenaires extérieurs Participation à toutes les commissions du PEA (formation, bureau qualité risque, groupe de travail, réunions médecins cadres Rédaction et diffusion de tous les documents émanent du PEA Mise à jour des plannings des chefs de Pôle, Service pour tout ce qui concerne les réunions institutionnelles Référente numérique EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS Diplôme de secrétaire médicale et/ou du concours d'AMA Titulaire du baccalauréat Expérience en milieu hospitalier indispensable PRINCIPALES ACTIVITES Prise de note et C.R à faire sur toutes les réunions du PEA (assemblée plénière su PEA, formation, BQR, réunion cadres, réunion cadres/médecins) Rédaction de tous les courriers du chef de Pôle et l'assistant de Pôle Gestion des plannings médicaux Gestion du planning AMA et Adjoint administratif Mise à jour, en collaboration avec la cadre de Pôle et les cadres, des tableaux des effectifs du PEA Gestion de l'organisation de la permanence (tableaux des 3 périodes de fermetures annuelles où une permanence de différents professionnels est organisée) Travail en lien avec les secrétaires des cheffes de service Travail en lien avec le bureau des affaires médicales du CHM Travail en lien avec la secrétaire qui gère le planning des psychologues, des assistantes sociales et le CTF Travail en lien avec le secrétariat de Direction, de la DRH et de la DSSI, du service des achats Etablir le planning de réservation annuelle : des voitures de secteurs, des salles du PEA, des tests psychologiques et psychomotriciens CAPACITES REQUISES Secret professionnel Sens de l'organisation, bienveillance, disponibilité, discrétion Savoir prioriser les tâches à accomplir Bonnes capacités relationnelles, d'écoute, de communication et de partage de l'information Bonnes capacités d'adaptation, de méthodologie et de rigueur Parfaite connaissance de l'outil informatique et bureautique. Connaissance de l'environnement institutionnel AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE Hiérarchique : sous l'autorité du directeur de l'hôpital Fonctionnelle : Le chef de Pôle et le cadre de Pôle CDD RENOUVELABLE Pour tous renseignements, s'adresser au Dr Rivière, Chef du Pôle PEA, 04.42.16.16.91 et à Mme Mariotti, Cadre du Pôle PEA au 04.42.16.49.93 ou 06.22.72.39.34. Les candidatures sont à envoyer au Docteur RIVIERE à: [email protected] avant le : 9 mai 2025