Assistante Médico Administrative Consultations Femme-Mère-Enfant H/F

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Qui sommes-nous ? Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité. Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche. Nos avantages : - Crèche dédiée à l'établissement - CGOS + Amicale du personnel - Self d'entreprise - Association sportive - Évènements festifs - Ateliers bien-être En chiffres : - 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes) - 1200 lits et 600 places en EHPAD - 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie - 95 000 passages aux urgences - 125 000 admissions en hospitalisation - 2800 naissances LE POSTE : Consultations externes : FEMME-MERE-ENFANT Les consultations incluent des spécialités telles que la gynécologie-obstétrique, le diagnostic anténatal, la pédiatrie, la pathologie mammaire, ainsi que la chirurgie réparatrice et reconstructrice. DEFINITION DE L'EMPLOI/MISSION Accueillir et informer les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), et gérer, saisir, ainsi que classer les informations relatives aux dossiers des patients. IDENTIFICATION DU POSTE Lieu d'activité : Sites de Trévenans, Techn'Hom Belfort, et Mittan Montbéliard Spécificité du poste : Assistante médico-administrative Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : Secrétaire référente de secteur Niveau 2 : Coordinatrice des secrétariats médicaux Niveau 3 : Cadre supérieure du Pôle Ville Hôpital Relations fonctionnelles : Dans le service : Tous ses collègues, personnel médical et soignant, cadres Dans l'établissement : Médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville CONDITIONS DE TRAVAIL Horaires : Travail de 7h30 par jour, coupé ou continu selon les plannings prévus et l'activité du service, avec une amplitude de 7h30 à 18h30 selon les secteurs de consultation. Contraintes organisationnelles et relationnelles : Possibilité de dépassement d'horaire Travail en collaboration avec l'ensemble des collègues dans une équipe importante Contact public Exigence d'un accueil de qualité des patients Polyvalence sur différentes tâches et évolution avec le métier Matériels et outils utilisés : Outils informatiques et logiciels tels qu'Excel, Word, Outlook, Evoluance, Dict, Lifen, Powerchart, Schapptbook, TRACA, DPP, PTAH, et équipements comme téléphone, scanner, copieurs, fax, intranet. ACTIVITÉS Fonction d'accueil : Accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé Accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications Fonction gestion : Traitement, classement des dossiers et documents médicaux, tri, diffusion Importation des documents dans le DPI par numérisation Répondre aux demandes des médecins Gestion des consultations externes Gestion des examens des patients Fonction frappe et informatique : Traitement des courriers Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers Saisie NGAP Saisie actes CCAM Formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM...) Fonction planification : Gestion des rendez-vous des agendas des médecins Gestion des consultations et des programmations aux blocs opératoires, des patients Divers : Gestion des fournitures de bureau Gestion des fax, des mails Élaboration de devis et commande de prothèses mammaires (pharmacie). CONNAISSANCES REQUISES Bureautique : Connaissances opérationnelles Codage des actes : Connaissances opérationnelles Communication : Connaissances opérationnelles Droit des usagers du système de santé : Connaissances opérationnelles Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles Réglementation des archives : Connaissances générales Secrétariat : Connaissances approfondies Vocabulaire médical : Connaissances approfondies EXIGENCES EN MATIERE DE SECURITE, D'HYGIENE ET DE CONFIDENTIALITE Respecter les règles de confidentialité et sécurité des locaux (3) Respecter les règles de confidentialité du dossier patient (3) Tenue civile correcte et port d'un badge (3) Évaluation : 0 = néant, 1 = occasionnel, 2 = fréquent, 3 = permanent, 4 = surveillance médicale renforcée PROFIL RECHERCHÉ : DIPLOMES, FORMATIONS ET PREREQUIS Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, ou expérience dans les secrétariats médicaux. Prérequis : Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, etc.) Bonne connaissance de la terminologie médicale Compétences en accueil téléphonique et communication Compétences en informatique SAVOIR-FAIRE Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, informations, documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme face à une ou plusieurs personnes, en personne ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers RÉMUNÉRATION brut : 2042.00 / mois