Assistante Medico Administratif (H/F) Secretariat De La Cadre Superieure De Pole 15 – 75014 Paris

Descriptif Temps de travail : Temps complet Statut : Contractuel / Titulaire Grade : Assistante médico-administrative/Adjoint des cadres Intitulé du poste : Secrétariat de la cadre supérieure de pôle Lieux de travail : GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences Site Sainte Anne 75014 Paris Organisation du travail : 7h30 par jour / repos fixe les samedis et dimanches Horaires : 9h00 16h30 Poste à pourvoir dès que possible VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE https://www.ghu-paris.fr/fr/pole-hospitalo-universitaire-psychiatrie-paris-15 Comprenant un service historique de Ste Anne où fut inventé le premier neuroleptique au monde par les Professeurs Deniker et Delay en 1952, le pôle hospitalo-universitaire psychiatrie paris 15 dessert l'arrondissement le plus peuplé de Paris (237 000 habitants) et se caractérise par le grand nombre de patients pris en charge (principale file active de psychiatrie du GHU, 10 500 patients) et une forte activité de recherche et d'innovation En complémentarité avec les 3 services constitutifs de secteur du 15ème arrondissement, le pôle 15 met à disposition des services spécialisés non sectorisés (service hospitalo-universitaire, , Centre psychanalytique du GHU, centre d'excellence thérapeutique dédié aux pathologies résistantes) offrant un large éventail dans la prise en charge des patients (pharmacothérapies innovantes, techniques de neurostimulation, thérapie familiale, psychanalyse, remédiation cognitive et réhabilitation psychosociale DESCRIPTION DU POSTE L'assistante médico-administrative a pour objectif d'aider la cadre supérieure de pôle dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et en la déchargeant de certaines tâches administratives. POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques : Directrice des ressources humaines, Cadre supérieure de pôle et cadre supérieur de santé Liaisons fonctionnelles : Equipe d'encadrement du pole Equipe pluridisciplinaire Différents services logistiques et techniques Directions fonctionnelles MISSIONS Activités générales du poste : Réceptionner, trier et diffuser l'information par téléphone, mail, Gérer les appels téléphoniques des cadres supérieurs, Assurer le suivi des signatures, Concevoir et diffuser des documents administratifs : note de service, vacance de poste, courriers, Organiser et gérer les réunions et agendas des cadres supérieurs, Gérer les demandes de remplacement du personnel (infirmiers, aides-soignants et agents hospitaliers qualifiés) en collaboration avec les cadres supérieurs, Réaliser le suivi des heures supplémentaires de l'ensemble du personnel, Organiser les réunions managériales hebdomadaires et en réaliser les comptes rendus, Collecter les demandes de formations continues et réaliser le lien entre le service de formation continue et les cadres des unités, Constituer les dossiers de départs et recrutements du personnel, Assurer la saisie des variables de paie ainsi que les commandes de tickets restaurants, Assurer le suivi des fiches de notation ainsi que les évaluations des agents contractuels ou en cours de titularisation, Effectuer les commandes bureautiques (Lyreco) du pôle en respectant le budget dédié. Activités ponctuelles : Encadrer les secrétaires du SHU/S14 en assurant l'organisation : les recrutements, la gestion des plannings, les absences, Coordonner la gestion des plannings de l'équipe soignante de nuit, des missions transversales et coordination polaire (Absentéisme, remplacements, demande de congés...) sous couvert des cadres supérieurs, Être référente du logiciel « Agirh » dans le service : affectation des agents sur les plannings, création fiche, génération des roulements, pose de jours, résolution des problématiques du logiciel, PROFIL Maitrise des logiciels Cortexte et EGTT serait un plus Expérience souhaitée sur un poste similaire ou du moins en milieu hospitalier Baccalauréat Formation secrétaire médicale Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Agirh Sens de l'organisation et du travail en équipe Qualités relationnelles Capacités d'anticipation et de prises d'initiatives Rigueur Disponibilité Capacité d'adaptation Polyvalence Réactivité et dynamisme Respecter la confidentialité Discrétion professionnelle Capacité de rigueur Capacité à transmettre des informations orales et écrites Capacité à être rigoureux et à organiser dans son travail et gérer les priorités Capacité à être disponible et à s'adapter aux changements Capacité à gérer son stress et à maitriser ses affects, OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement, Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur, Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions, Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité, Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.