Assistante du Cadre du Pôle Femme-Enfant

CONTEXTE Le Groupe Ramsay Santé est leader de la santé privée en France et en Europe avec plus de 400 hôpitaux et centres médicaux. Présent sur tout le parcours de soin : médecine, chirurgie, maternité, soins de réadaptation et santé mentale, il place la santé de ses 12 millions de patients annuels ainsi que le bien-être de ses 38 000 collaborateurs et 9 300 praticiens libéraux au centre de ses préoccupations. « Entreprise à mission », Ramsay Santé œuvre à améliorer la santé en innovant constamment, plaçant l'impact social et environnemental au cœur de ses actions. L’hôpital Privé de la Seine-Saint-Denis a une capacité d’accueil de 250 lits et place et est l’unique maternité privée de niveau 2B dans le 93 réalisant plus de 2500 accouchements/an. L’établissement est une véritable référence pour son pôle femme/mère/enfant regroupant 5 spécialités dont une néonatologie de 21 berceaux. Établissement MCO détenant plusieurs autorisations en cancérologie dont il est le leader sur la prise en charge des cancers du sein. Résolument encré dans son territoire, il bénéficie d’équipement de pointe et offre une qualité de soins de haut niveau. MISSION Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Pôle femme-enfant et sous l'autorité fonctionnelles des Responsables d'Unité de Soins (Suites de couche-GHR, Néonatologie, Logistique) l'assistant.e a pour mission d'élaborer, d'optimiser et d'actualiser le planning du personnel soignant des unités de soins du pôle femme-enfant. En complément de ses missions de gestion et suivi des plannings et des remplacements, il assure par ailleurs la gestion des projets du pôle femme enfant, en assistant l’encadrement. Il participe au bon fonctionnement du Pôle sur le volet administratif. Dans le cadre de ses missions de planification l'assistant : • Elabore les plannings des services de soins en collaboration et selon les besoins définis par les responsables d’unité • Adapte les effectifs avec efficience sous contrôle des responsables • Assure la gestion des remplacements du personnel : recherche des vacataires et des intérimaires • Assure une mise à jour en temps réel des données sur CEGI • Assure la gestion administrative des ouvertures de contrat de travail des vacataires et de la signature des contrats dans le délai imparti • Saisie des disponibilités des vacataires et du personnel souhaitant faire des heures supplémentaires • Assure une communication efficace relative aux plannings avec l’ensemble des acteurs concernés • Assure le suivi des candidatures et planifie les entretiens pour les responsables concernés • Assiste au recrutement et assure leur gestion administrative • Assure le suivi des tableaux et indicateurs relatifs à ses missions • Participe au roulement des gardes et astreintes du pôle femme enfant • Assure le suivi et l’encadrement administratif des stagiaires en collaboration avec l’encadrement (validation des terrains de stage, mises à jour des indicateurs, gestion des plannings) Dans le cadre de ses missions de gestion de projet : • Accompagne la mise en place des projets du pôle femme enfant • Assure la maintenance et le suivi de la réalisation de ces projets • Rédige les documents afférents à ces projets (protocoles, fiches de mission, fiches techniques, etc.) • Assure la gestion de la déclinaison des projets sur le terrain : suivi de la mise en place fonctionnelle en termes RH (accompagnement) et matériel. • Participe aux réunions du pôle et assure la rédaction des compte-rendus • Assure le suivi des tableaux et indicateurs relatifs à ses missions • Assure certaines missions en transversalité en fonction des urgences au sein de l’encadrement du pôle femme enfant Profil Compétences requises : - Excellentes capacités rédactionnelles et de communication - Sens de l’organisation et de priorisation - Réactivité, anticipation, autonomie - Capacité d’écoute et travail en équipe - Très bonne maitrise de l’outil informatique - Facultés managériales