Assistante de Scolarité

Descriptif Poste de travail : Type de contrat : CDD Quotité : 100% Amplitude de travail : 7h30 par jour repos fixes Durée du travail : 25 CA et 15 RTT dont 1 jour de solidarité Présentation du service : L'Institut de Formation des Professionnels de Santé du CHIC Marmande-Tonneins est situé sur le site du Campus des métiers et comprend 2 entités : - L'Institut de Formation en Soins Infirmiers qui forme de futurs professionnels infirmiers. Il dispose d'un quota d'accueil de 75 étudiants par promotion - L'institut de Formation des Aides-Soignants qui forme de futurs professionnels aidessoignants. Il dispose d'un quota d'accueil de 40 élèves aides-soignants. Les missions des instituts sont les suivantes : - La formation initiale des professionnels pour laquelle l'institut est autorisé - La formation par la voie de l'alternance, y compris la formation par la voie de l'apprentissage - La formation préparatoire à l'entrée dans les instituts ou écoles de formation - La formation continue des professionnels, incluant la formation d'adaptation à l'emploi - La documentation et recherche d'intérêt professionnel Missions principales : Participer aux activités du secrétariat de l'institut : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, suivre et gérer les processus administratifs. Participer au bon fonctionnement de l'institut. Activités : Activités administratives - Accueillir, informer, renseigner et orienter des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) : accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mails - Gérer le courrier : enregistrer, diffuser, rédiger, classer - Gérer les commandes en matériels et consommables - Suivre les effectifs des promotions - Gérer les bases de données - Gérer et suivre les assiduités mensuelles (PPH, Kairos, OPCO) - Gérer et suivre les demandes d'aides financières des apprenants sur les logiciels du Conseil Régional - Suivre le paiement des droits d'inscription et frais de scolarité - Gérer et suivre les vacations des intervenants extérieurs (contrats, rémunération) - Contribuer à l'organisation des formations professionnelles continues dispensées par l'institut : actualisation et édition des plaquettes d'information, édition des convocations, des conventions de formation, des attestations de présence - Contribuer au recueil des données relatives aux différentes enquêtes (employeurs, financeurs, DREES, tutelles) - Assurer la mise à jour du site internet selon les consignes de la direction - Collaborer à la démarche qualité des instituts (rédaction de procédures, suivi du matériel) Activités pédagogiques - Collaborer à la gestion des épreuves de sélection o Formaliser les dossiers d'inscription, les contrôler à réception o Collaborer à l'organisation des épreuves (convocations, notification d'admission ou d'ajournement, suivi de l'évolution de la liste des admis) o Organiser les jurys de sélection - Gérer les inscriptions pour les rentrées au sein des instituts en conformité avec la réglementation : o Vérifier la conformité des dossiers administratifs o Vérifier la conformité des dossiers médicaux, les scanner et les adresser au Centre de dépistage en santé o Suivre les inscriptions universitaires o Editer les certificats de scolarité o Editer les conventions de formations - Suivre le dossier pédagogique de l'apprenant : o Contribuer à la constitution du dossier o Veiller à la conformité du dossier jusqu'à la présentation au diplôme d'Etat - Gérer les évaluations : o Editer les convocations des apprenants et des jurys pour certaines évaluations o Produire les documents afférents selon le calendrier des évaluations de l'année en cours (grilles QCM, reprographie des sujets, liste d'émargement) o Saisir les notes universitaires dans le logiciel de scolarité o Editer et contrôler les tableaux de notes en vue de l'instance de validation des résultats o Editer et contrôler les fiches individuelles de semestre et de passage d'année - Gérer les stages : o Gérer les demandes annuelles de stage et les retours des partenaires en lien avec le formateur coordonnateur des stages o Editer les affectations de stage o Editer les courriers de mise en stage, les conventions, les documents de stage de l'apprenant o Contrôler le retour des conventions et relancer les structures o Gérer les frais et indemnités de stage selon la procédure en vigueur et en lien avec le service DRH - Gérer les mouvements des effectifs de promotion : o Assurer le suivi des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d'intégration par voie de mutation o Editer et expédier les notifications - Gérer la diplomation o Renseigner le logiciel de la DREETS des candidats à la diplomation o Collecter les documents nécessaires à la présentation au diplôme d'Etat o Assurer le contrôle et la complétude des dossiers pédagogiques o Editer les documents afférents à la diplomation Caractéristiques de maitrise du poste : Diplôme/Formation - Baccalauréat de secrétariat exigé - Brevet de technicien supérieur recommandé Connaissances requises : Accueil téléphonique Connaissances générales Bureautique Connaissances opérationnelles Secrétariat Connaissances opérationnelles Classement et archivage Connaissances générales Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales Formation Connaissances générales Savoir Faire : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Formaliser des procédures, protocoles, consignes - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs au domaine de la formation - S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire - Utiliser les outils de bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Savoir être : - Dynamisme, esprit d'initiatives - Diplomatie et discrétion professionnelle - Capacité d'organisation et d'anticipation - Rigueur méthodologique, engagement et sens des responsabilités - Loyauté, intégrité, honnêteté intellectuelle - Disponibilité, adaptabilité