Assistante de la Direction du site de l'hôpital Robert Debré F/H (2024-12654)

Descriptif L'hôpital Robert-Debré est l'hôpital universitaire mère-enfant du nord-est parisien (19ème arrondissement de Paris). Des équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologies aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales. Pour traiter ces maladies, des soins de haute technicité sont prodigués en alliant une approche globale du patient et de sa famille. Spécifiés médicales et chirurgicales de robert Debré : - Activités médico-chirurgicales : Anesthésie, Chirurgie onco-pédiatrique, Chirurgie ORL et cervico-faciale, Chirurgie orthopédique, Chirurgie viscérale et urologique, Ophtalmologie, Stomatologie et chirurgie maxillo-faciale, 1 unité de surveillance continue. - Pédiatrie médicale : Cardiologie, Centre pédiatrique des pathologies du sommeil, Endocrinologie et diabétologie, Évaluation et traitement de la douleur, Équipe mobile d'accompagnement aux soins palliatifs, Gastro-entérologie et nutrition pédiatrique, Hémato-immunologie, Médecine de l'adolescent, Néphrologie et dialyse, Neurologie, Pédiatrie générale, Pneumologie et allergologie, SMUR, Urgences pédiatriques, réanimation pédiatrique - Périnatalité : Gynécologie Obstétrique, Maternité et néonatologie de niveau III, avec une réanimation néonatale, Centre pluridisciplinaire de diagnostic prénatal - Psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent La direction de l'hôpital Robert Debré est composée d'une directrice, de deux directeurs des opérations et d'un assistant. Missions générales : - Assister la directrice du site et les deux directeurs des opérations - Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques - Gérer de façon anticipée les calendriers de réunions - Organiser la gestion logistique de la Direction du site Missions permanentes : - Préparation et suivi des dossiers de la directrice - Accueil physique et téléphonique de qualité - Réception, traitement et orientation des appels - Gestion du courrier : classement, suivi des arrivées et départs, orientation - Organisation de réunions, de rendez-vous et des déplacements - Préparation et suivi des réunions institutionnelles (BEX, réunions des cadres, assemblée de site ) et des réunions spécifiques - Gestion des rendez-vous (préparation des dossiers) - Organisation/coordination des évènements institutionnels (visites officielles, inaugurations, commémorations, réceptions, ) - Prise de note et élaboration de comptes rendus, mise en forme de documents - Gestion des messages en diffusion générale de la direction du site - Coordination de la gestion et de la mise à jour des listes de diffusion - Gestion du planning des salles de la direction - Commandes de fournitures - Coordination des gardes administratives (plannings, mise à jour des informations, exploitation des rapports de garde) en lien avec l'équipe de la direction qualité - Coordination des congés de l'équipe de direction - Gestion du parc de logements de fonction de l'hôpital Robert Debré (suivi, gestion des arrêtés de concession) - Gestion des conventions, transmission pour signature aux services et directions - Gestion de la documentions informatisée et des archives de la direction - Organisation de réunions à la demande de la directrice de l'Institut du Cerveau de l'Enfant (instance de gouvernance de l'IHU) et relations avec les partenaires institutionnels Missions ponctuelles : - Appui à l'équipe qualité pour toute demande ponctuelle (organisation de réunions, d'évènements) - Intérim ponctuel des autres assistantes de directions en cas d'absence (congés, vacance de poste) COMPETENCES REQUISES : - Maitrise de l'orthographe - Maîtrise des outils bureautiques - Capacité à élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Capacité à Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Capacité à définir/utiliser un plan de classement et d'archivage documentaire - Connaissance du milieu hospitalier QUALITES PROFESSIONNELLES : - Polyvalence - Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, - Respect de la confidentialité - Assiduité, - Disponibilité, - Sens de l'initiative - Prioriser son travail - Travailler en équipe - Etre discret, organisé, rigoureux, patient - Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité - Excellent relationnel et gestion du stress - Capacité d'intégration au sein de l'équipe de travail