Assistante de la Direction du site de l'hôpital Robert Debré F/H

Missions générales

• Assister la directrice du site et les deux directeurs des opérations
• Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques
• Gérer de façon anticipée les calendriers de réunions
• Organiser la gestion logistique de la Direction du site

 

Missions permanentes

• Préparation et suivi des dossiers de la directrice
• Accueil physique et téléphonique de qualité
• Réception, traitement et orientation des appels
• Gestion du courrier : classement, suivi des arrivées et départs, orientation
• Organisation de réunions, de rendez-vous et des déplacements
• Préparation et suivi des réunions institutionnelles (BEX, réunions des cadres, assemblée de site …) et des réunions spécifiques
• Gestion des rendez-vous (préparation des dossiers)
• Organisation/coordination des évènements institutionnels (visites officielles, inaugurations, commémorations, réceptions, …)
• Prise de note et élaboration de comptes rendus, mise en forme de documents
• Gestion des messages en diffusion générale de la direction du site
• Coordination de la gestion et de la mise à jour des listes de diffusion
• Gestion du planning des salles de la direction
• Commandes de fournitures
• Coordination des gardes administratives (plannings, mise à jour des informations, exploitation des rapports de garde) en lien avec l’équipe de la direction qualité
• Coordination des congés de l’équipe de direction
• Gestion du parc de logements de fonction de l’hôpital Robert Debré (suivi, gestion des arrêtés de concession)
• Gestion des conventions, transmission pour signature aux services et directions
• Gestion de la documentions informatisée et des archives de la direction
• Organisation de réunions à la demande de la directrice de l’Institut du Cerveau de l’Enfant (instance de gouvernance de l’IHU) et relations avec les partenaires institutionnels

 

Missions ponctuelles

• Appui à l’équipe qualité pour toute demande ponctuelle (organisation de réunions, d’évènements)
• Intérim ponctuel des autres assistantes de directions en cas d’absence (congés, vacance de poste)

COMPETENCES REQUISES : - Maitrise de l'orthographe - Maîtrise des outils bureautiques - Capacité à élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Capacité à Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Capacité à définir/utiliser un plan de classement et d'archivage documentaire - Connaissance du milieu hospitalier QUALITES PROFESSIONNELLES : - Polyvalence - Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, - Respect de la confidentialité - Assiduité, - Disponibilité, - Sens de l'initiative - Prioriser son travail - Travailler en équipe - Etre discret, organisé, rigoureux, patient - Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité - Excellent relationnel et gestion du stress - Capacité d'intégration au sein de l'équipe de travail