Assistante De Direction Secretariat General H/F

Descriptif  L'Assistante de Direction assurera ses missions en binôme avec sa collègue, Assistante de Direction de la Direction Générale Adjointe. Votre mission principale est la suivante:  Organiser pour la Directrice et son équipe la gestion du temps, les activités de traitement des dossiers et de transmission de l'information. Les tâches principales : - Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Transmission des courriers pour demande de réponse ou information selon les procédures définies au sein du secteur, ou après validation du Directeur - Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi - Organisation et suivi de dossier : Préparation, formalisation,reproduction de documents,suivi des échéances - Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports - Organisation des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité - Organisation des réunions : préparation de l'ordre du jour, gestion des salles de réunion et du matériel - Formalisation des supports de présentation et des comptes rendus de réunion - Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques - Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics - Organisation de l'accueil et du processus d'intégration des collaborateurs, en lien avec l'encadrement - Dépannage de premier niveau des matériels de bureau - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) - Gestion du temps de travail (CHRONOS) En collaboration avec les Chargées de Mission Participation à l'organisation des réunions des Directeurs de Pôles Participation à l'organisation des réunions plénières des exécutifs de pôles et des collèges des chefs de pôles  Contractualisation interne / Intéressement: Participation à l'organisation des réunions relevant de la contractualisation interne par pôle et direction  Autorisations et reconnaissances contractuelles / Projets Transmission à l'ARS des dossiers de demandes d'autorisations d'activité / Appels à projets élaborés par les Pôles ou Direction Etre en appui des échéances calendaires / réforme des autorisations Organisation de réunions thématiques  Conférences stratégiques des Pôles Participation à l'organisation des conférences stratégique annuelles de pôles (16 pôles) Participation à l'organisation de réunions thématiques Participation à l'organisation du Séminaire annuel des pôles et directions Concernant le Projet d'Etablissement (PE) Participation aux travaux d'élaboration du PE Participation à l'organisation des rencontres du PE Participation à l'organisation des temps de travail bilan intermédiaire du Projet d'Etablissement Participation à l'organisation des rencontres avec l'ARS Participation à l'organisation des temps de travail AFFAIRES GENERALES Organisation des rencontres bilatérales Secrétaire Générale/membres de l'équipe de direction placés sous sa responsabilité  Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction du profil de la personne retenue et des besoins de l'Etablissement. Profil recherché : Etre diplom.é.e d'un BAC STG (secrétariat et technique de gestion) / DUT gestion des entreprises et des administrations Avoir des connaissances détaillées en bureautique, techniques de communication et secrétariat, accueil physique et téléphonique  Avoir des connaissances générales en droit hospitalier si possible* En tant qu'assistante de direction vous devez être en capacité :  D'accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics De définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire De rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à votre domaine de compétence D'utiliser les outils bureautique / TIC De travailler en équipe / en réseau D'organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures De synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable De rechercher et vérifier les éléments d'information auprès des interlocuteurs concernés D'élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites(Gestion d'agenda, Organiser et prioriser les activités de secrétariat) D'identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Vos relations professionnelles les plus fréquentes: Gouvernance du CHU Les exécutifs des pôles Directeur ou équipe de Direction pour la gestion des dossiers Départements de Ressources et autres directions pour sollicitation ou demande de réponse Les Secrétariats des Directions, pôle, de l'établissement pour la transmission d'information et l'organisation des réunions Autorités et tutelles (ARS) pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations