Assistante de direction F/H

Missions permanentes :

-      Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions

-      Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc…), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc. 

-      Préparation de dossiers

-      Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)

-      Accueil téléphonique et physique 

-      Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l’équipe

 

Missions recherche :

-      Pilotage de la boite mail générique « Cellule Recherche » et transmission des courriels aux agents concernés

-      Organisation du circuit de signature des « Site Suitability»

-      Gestion de l’organisation des archives de la cellule recherche (tenue d’un index des dossiers, d’un plan d’archives). Identification des dossiers d’archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes

-      D’autres missions peuvent être confiées en fonction de l’actualité

 

Missions RH :

-      Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)

-      Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous

-      Gérer les formations

-      Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l’ensemble de l’équipe de la direction de la stratégie et de la recherche

 

Missions logistiques :

-      Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier

-      Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques :  gestion des PC fixes, des PC portables, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, des mobiles, etc. et assurer le suivi des travaux.

Merci d'envoyer vos candidatures à l'adresse mail suivante : [email protected]

Savoir faire requis : - Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation - Excellente orthographe - Sens de l'organisation, rigueur et efficacité - Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit - Très bonnes qualités relationnelles - Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative - Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP Connaissances associées : - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels - Application Doodle pour l'organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams. - Logiciel Gestime - Logiciel SAP pour effectuer les commandes