Assistante de direction F/H

Descriptif Missions permanentes : -      Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions -      Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc...), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc. -      Préparation de dossiers -      Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word) -      Accueil téléphonique et physique -      Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l'équipe Missions recherche : -      Pilotage de la boite mail générique " Cellule Recherche " et transmission des courriels aux agents concernés -      Organisation du circuit de signature des " Site Suitability" -      Gestion de l'organisation des archives de la cellule recherche (tenue d'un index des dossiers, d'un plan d'archives). Identification des dossiers d'archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes -      D'autres missions peuvent être confiées en fonction de l'actualité Missions RH : -      Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment) -      Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous -      Gérer les formations -      Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l'ensemble de l'équipe de la direction de la stratégie et de la recherche Savoir faire requis : -Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation -Excellente orthographe -Sens de l'organisation, rigueur et efficacité -Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit -Très bonnes qualités relationnelles -Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative -Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP Connaissances associées : -Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) -Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels -Application Doodle pour l'organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams. -Logiciel Gestime -Logiciel SAP pour effectuer les commandes POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS