Assistante de Direction - DIRECTION DES SOINS ET DES PARCOURS

Descriptif DEFINITION DU POSTE : - Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers - Organiser la gestion logistique (organisation de réunions) - Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction des Soins GESTION DES TACHES DANS LE POSTE : Gestion quotidienne de la Direction des Soins : Accueil, orientation et information des agents des services de soins lors de leurs passages à la DDS Correspondance : Réception, enregistrement, répartition Rédaction des documents, diffusion Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (vacances de postes, notes de service, courriers divers) Prise de rendez-vous / gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Organiser l'astreinte hebdomadaire des cadres de santé et les permanences de semaine (élaboration du planning, préparation de l'astreinte, programmation sur E-Connection) Gestion des fournitures Recueil et stat Congés d'été Suivi des candidatures reçues Mise à jour de l'espace Echo/Direction des Soins (vacances de poste, organigramme) Assurer la réception, le traitement et la transmission des documents de recrutement (fiches de recrutement, fiches de changement d'affectation, fiches d'évaluation, demandes relatives au temps partiel, ) des agents dépendant de la Direction des Soins des établissements de Sens et de Villeneuve Assurer le suivi des courriers de refus Gestion des stages dans les services de soins Programmation, en lien avec les demandes des instituts de formation et avec le capacitaire d'accueil Gestion des stages (demandes des candidats et des organismes / établissements de formation) des établissements de Sens et de Villeneuve Courriers de réponse, conventions de stage, gestion des logements en lien avec la DAM Instances : CSIRMT / CSIRMT GHT / Réunions Encadrement Suivi des instances Ordre du jour Invitaitons Prise de notes Compte-rendu Elections renouvellement des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans) Qualité et Gestion des Risques Gestion de l'audit Dossier Patient => envoi aux cadres, relance trimestrielle, recueil Gestion du paramétrage des audits Check list Intégration sur Intraqual des documents « Direction des Soins » transmis par les CGS et l'encdrement Mise à jour des fiches de poste sur Intraqual sur demande des cadres Gestion des questionnaires d'intégration des agents => envoi aux agents et recueil des données Activités dans le cadre du Secrétariat de la Direction Générale : Correspondance : Réception, enregistrement, répartition Rédaction des documents Organisation et participation aux instances Prise de notes, frappe et mise en forme des documents, comptes rendus de réunions Prise de rendez-vous / gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Accueil des personnes, si besoin en soutien au service des Relations Usagers CONDITIONS D'EXERCICE : Travail du lundi au vendredi. Forfait cadre Poste à pourvoir en septembre 2025 dans le cadre d'un contrat en CDD susceptible d'être vacant à moyen terme. PROFIL RECHERCHES : Diplôme en relation avec les fonctions exercés. (BAC + 2) Solide expérience requise dans l'assistanat.