Assistante de direction / D R H - Direction des soins

Descriptif Au sein d'un secrétariat commun, Les missions communes aux 2 assistantes sont les suivantes : Gestion administrative et organisationnelle - Assurer la gestion des agendas et de la messagerie électronique du secrétariat, - Planifier les rendez-vous et organiser les réunions (réservations de salles, convocations, préparation de l'ordre du jour), - Gérer le courrier entrant et sortant (tri, distribution, enregistrement, rédaction et envoi des réponses), - Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes, en présentiel comme par téléphone, - Assurer la prise de messages et leur transmission dans les délais impartis. Missions principales : Suivi documentaire et traitement de l'information - Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (notes, courriers, comptes rendus, tableaux), - Effectuer le classement, l'archivage et la numérisation des documents, - Assurer la mise à jour régulière des bases de données et des fichiers informatiques, - Réaliser la reproduction, la diffusion et la transmission des documents aux services concernés. Support aux ressources humaines et dossiers transverses - Participer à l'élaboration et au suivi des dossiers annuels : o Organisation des entretiens professionnels, o Suivi et consolidation des congés, o Gestion du dispositif « forfait mobilité durable », - Assurer le suivi administratif des demandes de médailles du travail, - Organiser les rendez-vous liés à la discipline et au contentieux, - Diffuser les préavis de grève auprès des parties prenantes, - Mettre à jour et diffuser le tableau de garde en lien avec les services concernés. Connaissances et aptitudes requises : - Connaître les procédures, les directives et les protocoles mis en place dans l'établissement - Maîtrise de l'orthographe - Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - Synthétiser les informations pour les remettre au responsable - Rédiger des notes ou courriers administratifs Manière de servir : - Etre accueillante et disponible - Discrétion professionnelle - Esprit d'équipe Conditions d'accès : - Expérience en Assistanat de Direction exigée - Diplômes : BTS domaine Secrétariat