Assistante de direction

Descriptif Organiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de letapos;information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes detapos;un secrétariat detapos;une direction générale. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,). Liaisons hiérarchiques : - Directeur Liaisons fonctionnelles : - Toutes les directions fonctionnelles - Autres établissements publics et privés - Autorités de tutelle - Président de la CME, chefs de pôle, Cadres de santé - Président de la CSIRMT Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance - Accueil et prise en charge téléphonique - Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques - Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur - Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails - Appui à letapos;organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, ) - Gestion du planning de la direction - Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT - Réservation et gestion des salles pour la direction. - Gestion des fournitures du service et matériel de bureau - Gestion des congés des directeurs et gardes de direction - Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat - Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis - Suivi annuaire interne (téléphone - email - organigrammes détaillés) - Suivi des conventions liant letapos;établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme - Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion - Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc) - Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale detapos;Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres. - Suivi de la politique detapos;archivage institutionnelle et des décisions de direction. Horaires de travail : Du lundi au jeudi : 08h30-12h00 et 13h30-17h30 Le vendredi : 08h30-12h00 et 13h30 et 17h00 Formation et expériences - Bac+2 : secrétariat de direction Assistante de direction et administration générale - Et/ Ou : Expériences significatives en milieu hospitalier, clinique, secteur de la santé, entreprise