Assistante de coordination - 70% CDD - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Assistante de coordination à 70%, répartis sur deux pôles : 40% sur l'Unité Adolescents et Jeunes Adultes Arc Alpin [AJA] - Pôle Pédiatrie-Génétique -P09- 30% sur les Consultations Gynécologie-Obstétrique - Pôle MeROG P29 - 1 - Unité Adolescents et Jeunes Adultes Arc Alpin [AJA] 40% Lieu d'exercice Locaux de l'unité AJA, Porche de l'Hôpital Couple Enfant. Missions du service L'unité AJA est une équipe mobile et pluridisciplinaire qui a pour mission d'améliorer la qualité de la prise en charge globale des AJA atteints de cancers résidents dans l'Arc Alpin Tous les membres de l'unité AJA travaillent en étroite collaboration avec les divers professionnels de santé, hospitaliers et libéraux, intervenant auprès des patients pris en charge au sein de l'unité. Les activités spécifiques au poste L'assistante de coordination assiste les membres de l'unité dans la réalisation de leurs missions. Elle participe à : Accueil physique et téléphonique de l'unité Gestion des dossiers patients et la tenue des indicateurs d'activité de l'unité Staff AJA dédié aux patients et au fonctionnement de l'équipe et des projets tous les jeudis 9h-13h Gestion des plannings Commandes bureautiques Rapports d'activité de l'équipe et projets spécifiques (locaux, régionaux ou nationaux) Soutien secrétariat pour les groupes de travail, actions de communication, recherche de fond et formations de l'unité Participation au travail social 2 - Consultations Gynécologie-Obstétrique 30% Lieu d'exercice Locaux des consultations de gynécologie-obstétrique, rez-de-chaussée de l'Hôpital Couple Enfant. Missions du service La Clinique Universitaire de Gynécologie Obstétrique (CUGO) accueille les patientes enceintes qu'elles soient adressées par un médecin, une sage-femme ou qu'elles se présentent spontanément. Par ailleurs, la clinique accueille toutes les patientes présentant des pathologies gynécologiques.  Les activités spécifiques au poste Ouverture et fermeture du secrétariat Accueil physique des patientes Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques Gestion des mails / fax Frappe des synthèses médicales, mise en validation et envoi aux différents correspondants Frappe et envoi de courriers types (frottis, résultats de T21, ) Numérisation des examens médicaux des patientes Réception, ouverture et distribution des courriers dans les différents casiers des médecins et sages-femmes des consultations Cotations des actes de consultation Vérification du tableau de bord des rendez-vous en ligne Profil recherché : 3 - Compétences Formation spécifiques requises Secrétaire administrative et/ou expérience probante dans les tâches détaillées Qualités organisationnelles et maîtrise des principaux outils informatiques et logiciels utilisés Qualités relationnelles, capacité de travail en autonomie et en lien avec de multiples interlocuteurs.   Qualités requises pour acquérir ces compétences Esprit d'équipe et d'initiative Sens des responsabilités Rigueur dans l'organisation du travail Adaptabilité et souplesse Sens du contact et du service public Compétences en informatique : Logiciels Easily, Cristal Net, Outlook, Word, Internet Rapidité dans l'exécution des tâches Bonne vitesse de frappe Intérêt pour l'accompagnement des patients jeunes (ados) et des patients atteints de pathologies lourdes.   Les relations professionnelles spécifiques au poste Avec les médecins, cadres de santé, secrétariats, attachés de recherche clinique, les psychologues, les assistants sociaux, les éducateurs et professeurs de l'école hospitalière, les différentes associations et les intervenants du projet PASS'AJA, les responsables médicaux d'unité, le Cadre supérieur sage-femme et les Cadres de santé.