Assistante Au Sein De La Drh / Fomation Continue

Descriptif CDD RENFORT 3 MOIS Poste s'articulant sur 2 missions - Mi-temps assistant(e) RH - Mi-temps gestionnaire formation continue MISSIONS ET RESPONSABILITES MISSIONS ASSISTANT(E) RH 1. Mission secrétariat DRH : Assurer le secrétariat de la direction des ressources humaines, du directeur et de l'adjoint au DRH - Accueil physique et téléphonique (filtrage, renseignements divers, orientation, messages) - Contrôle et ventilation du courrier et des mails destinés à la DRH - Rangement, mise à jour des différents classeurs et archivage - Participation au processus des entretiens d'évaluation - Gestion des ordres de mission : réception, renvoi et classement - Gestion des factures : réception, validation, envoi pour paiement, tableau de suivi - Gestion des notes d'information - Gestion des rendez-vous et tenu des agendas du D.R.H. - Préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous du D.R.H. - Rédaction de courriers et compte-rendu de réunions - Gestion des plannings DRH - Centralisation des commandes pour le service (matériel bureautique, fournitures de bureau, travaux de reprographie) 2. Recrutement : - Gestion des offres d'emploi (publication sur les différents sites, suivi des candidatures) - Réponses aux candidatures MISSIONS GESTIONNAIRE FORMATION CONTINUE 1. Accueil, conseil et communication - Accueil physique et téléphonique de stagiaires et formateurs (renseignements divers, orientation, messages) - Relation et collaboration avec l'ANFH - Relation avec les organismes de formation et/ou intervenants - Participation à la mise en place de journée d'information et de conférence au sein de l'établissement 2. Fonction administrative - Mise en oeuvre du plan de formation validé en Comité Social d'Etablissement (CSE) : a. Gestion administrative des dossiers (Inscription des agents en formation, suivi des présences, envoi des attestations) b. Saisie informatique du plan de formation sur GESFORM EVOLUTION - Recueil des statistiques (évaluation des formations) - Gestion du courrier, des conventions et des différents formulaires, (inscriptions, convocations, attestations, contrats, ordres de mission, évaluations des formations) - Gestion des rendez-vous du responsable du Département de Développement Professionnel Continu - Classement et archivage des dossiers papiers et informatisés 3. Fonction financière - Suivi de l'avancement du plan - Gestion des factures des organismes et des remboursements des frais engagés par les agents 4. Fonction logistique - Planification des formations avec organisation du plan d'occupation des salles - Installation des salles de formation : matériel et collation - Gestion de la restauration des stagiaires et des intervenants hors agents du CHIMM - Gestion des commandes et de la reprographie RELATIONS FONCTIONNELLES Relations fonctionnelles avec les services et professionnels du CHIMM Travail quotidien avec différents secteurs de la DRH (gestion/paie, cellule de santé au travail et cellule projets), avec le DRH et l'adjoint au DRH. Contacts réguliers avec l'ensemble des personnels de l'établissement, les représentants du personnel et l'ensemble des secrétariats, tant administratifs que médicaux, de l'établissement. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES a. Formations, qualifications ou connaissances requises - Grade adjoint administratif formation assistanat de direction ou RH b. Qualités professionnelles attendues - Bonne maîtrise des outils bureautiques - Esprit d'initiative - Rigueur et sens de l'organisation - Disponibilité - Discrétion professionnelle - Réactivité - Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière c. Expérience professionnelle souhaitée Le cas échéant une expérience en milieu hospitalier. d. Particularités de la fonction (spécificité du métier, poste adapté, risques spécifiques, tenue de travail, etc.) - Rattachement au directeur des ressources humaines, à l'adjoint au DRH et à la responsable adjointe de la formation continue - Travail sur 2 sites (Meulan / Les Mureaux), véhicule indispensable. e. Horaire de travail - Poste temps plein du lundi au vendredi - Amplitude de travail et horaires sur la base de 35h/semaine