Assistante administrative - MAS HESTIA

Descriptif Métier : Agent de gestion administrative Code : 45S20 Service : MAS HESTIA Poste : jour Pourcentage de temps de travail : 100% Définition du poste Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs. Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.). Liens hiérarchiques DRH Directrice du Pôle médico-social Cadre socio-éducatif de la MAS Missions . Exercer une fonction polyvalente . Fonction d'accueil, d'interface et de ressources .Traitement administratif de données et d'informations . Régisseur titulaire de deux régies Activités Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, etc...) Maîtrisé Contrôle des données / documents Maîtrisé Gestion administrative relative au domaine d'activité Maîtrisé Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Maîtrisé Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers Maîtrisé Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Maîtrisé Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrisé Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Maîtrisé Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Maîtrisé Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Maîtrisé Prise de rendez-vous / gestion des agendas Maîtrisé Savoirs Accueil téléphonique Connaissances opérationnelles Bureautique Connaissances opérationnelles Classement et archivistique Connaissances générales Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales Gestion administrative Connaissances opérationnelles Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Connaissances opérationnelles Droit hospitalier Connaissances générales Secrétariat Connaissances approfondies Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum Savoir-faire Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Maîtrisé Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Maîtrisé Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Maîtrisé Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maîtrisé Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité. Maîtrisé Travailler en équipe / en réseau Maîtrisé Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Maîtrisé Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maîtrisé Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Maîtrisé Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Maîtrisé Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Maîtrisé S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes Maîtrisé Relations professionnelles les plus fréquentes . L'équipe médicale : le médecin coordonnateur et le médecin psychiatre . L'équipe paramédicale, psychologique et socio-éducative : éducateurs spécialisés, aides-médico-psychologiques, psychologue éducatrice activités physiques adaptées, infirmiers, ergothérapeute, aides-soignants . Les services généraux et logistiques : factotum et agents de maison . La direction des affaires générales . La direction des affaires financières . La trésorerie de La Couronne . Les partenaires extérieurs . Les familles Etudes préparant au métier et diplôme(s) Secrétariat et gestion administrative Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Correspondances statutaires éventuelles Catégorie C Adjoint administratif hospitalier Assistant médico-administratif Risques professionnels Travail sur écran Risques liés à l'ergonomie du poste de travail Formations Obligatoire(s) Incendie Recommandée(s) Bureautique (remises à niveau) Logiciel AGILETIME Approche de la maladie mentale Secret professionnel Gestion du stress