Assistante administrative et secrétaire de la direction des soins

Descriptif Métier : Agent de gestion administrative Service : Direction des soins Unité : Rattachement pôle administratif Poste : de jour Pourcentage de temps de travail : 100 % Définition du poste : Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs. Missions du poste : Sous la responsabilité du directeur des soins, L'assistant(e) de gestion administrative et secrétaire assiste la /le Directeur des soins dans l'accomplissement de ses tâches. Il/elle assure les activités administratives, le suivi des dossiers et veille à la tenue des tableaux de bords spécifiques de la direction des soins. Il/elle contribue à la gestion des ressources humaines paramédicales et éducatives et coordonne le processus de recrutement. Il/elle coordonne la gestion des stagiaires paramédicaux et éducatifs. Il/elle recueille, traite et communique les informations dans les limites de ses missions. Activités : Secrétariat - Gestion de l'agenda de la/ du Directeur des soins - Gestion des boîtes de messageries de la direction - Accueil physiques et téléphoniques des visiteurs et interlocuteurs de la direction des soins - Gestion logistique des réunions et des déplacements professionnels - Coordination du secrétariat de la CSIRMT (organisation des élections, rédaction des procès-verbaux, coordination logistique des réunions, suivi des groupes de travails, et envoi et suivi des convocations) - Gestion du matériel et des fournitures du service - Rédaction de notes de courriers et de supports de communication interne Ressources humaines : - Suivi et mise à jour des effectifs du personnel paramédical et éducatif via des tableaux de bord dédiés - Elaboration et mise à jour des plannings de permanence des cadres de santé - Suivi administratif des mobilité internes - Coordination du processus administratif de recrutement de la programmation des entretiens à l'intégration effective de l'agent - Suivi des demandes de stages et création des dossiers administratifs Spécificités du poste : Postes aux missions et activités variées nécessitant de la polyvalence, des capacités d'adaptation, d'analyse et de compréhension des situations. Particularités du poste : Assurer la permanence du secrétariat de la direction des ressources humaines en périodes d'absences (accueil téléphoniques et physique, enregistrement du courrier) Rattachement hiérarchique : Directrice/Directeur des soins Directeur Général Liaisons fonctionnelles : Cadres supérieurs de santé Cadres de santé Instituts de formations paramédicaux et éducatifs Encadrements administratifs des ressources humaines Directions fonctionnelles de l'établissements Activités Libellé activité Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert) Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, etc.) Maîtrisé Gestion administrative relative au domaine d'activité Maîtrisé Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Maîtrisé Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers Maîtrisé Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Maîtrisé Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrisé Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Maîtrisé Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Maîtrisé Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Maîtrisé Contrôle de la conformité et de la validité des documents Maîtrisé Rédaction et mise à jour de la documentation Maîtrisé Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats Maîtrisé Evaluer la pertinence et la véracité des données et des informations Maîtrisé Savoirs Libellé savoir Niveau requis (connaissances générales, connaissances opérationnelles, connaissances approfondies) Accueil téléphonique Connaissances opérationnelles Bureautique Connaissances opérationnelles Classement et archivistique Connaissances générales Communication / relations interpersonnelles Connaissances opérationnelles Gestion administrative Connaissances opérationnelles Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Connaissances opérationnelles Droit hospitalier Connaissances générales Secrétariat Connaissances approfondies Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximums Savoir-faire Libellé savoir faire Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert) Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Maîtrisé Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Maîtrisé Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Maîtrisé Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maîtrisé Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité. Maîtrisé Travailler en équipe / en réseau Maîtrisé Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Maîtrisé Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maîtrisé Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Maîtrisé Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion professionnelle Maîtrisé Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Maîtrisé S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes Maîtrisé Etudes préparant au métier et diplôme(s) : Secrétariat et gestion administrative Bac professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS assistante de direction (niveau III) Correspondance statutaire : Catégorie C Adjoint administratif hospitalier Risques professionnels : Travail sur écran Risques liés à l'ergonomie du poste Formations : Obligatoires Incendie Recommandées : Bureautique Microsoft niveau 3 supérieur (Word, Excel, messagerie Outlook, power point) Approche de la maladie mentale Secret professionnel droits et devoirs Gestion des émotions et du stress