Assistante administrative de la direction des affaires générales et de la présidente de la CME(H/F)

Descriptif Assistante administrative de la direction des affaires générales et de la présidente de la CME(H/F) Horaires : 8h30-12h/13h-17h04 du lundi au vendredi - poste à temps plein Secrétariat de la direction des affaires générales : Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins) Gestion des agendas Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires générales Gestion des plaintes et réclamations des usagers : Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations Préparation des éléments de réponse Préparation et mise en forme des courriers de réponse Participation à l'amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagers Secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire : Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagers Traitement des demandes d'accès au dossier médical : Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit) Vérification de la recevabilité juridique et administrative Transmission au service des archives Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisés Gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) : Réception et enregistrement des réquisitions officielles Coordination avec l'administrateur de garde et le président du conseil de l'ordre Archivage et traçabilité des documents transmis Secrétariat du Comité d'Éthique : Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique) Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus Archivage des dossiers présentés et des avis rendus Secrétariat de la Commission Médicale d'Établissement (CME) : Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l'ordre du jour et préparation des réunions Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions Rédaction et diffusion des procès-verbaux Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers Appui administratif à la présidente de la CME Participation à la permanence du secrétariat du chef d'établissement : Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins) Gestion des agendas Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, tri de la messagerie Enregistrement des courriers pour signature du chef d'établissement Préparation et mise en forme des courriers émanant du chef d'établissement, des notes de service, des décisions, transmission et archivage.