Assistant Qualité – Gestion des Risques

Descriptif Prise de poste rapide souhaitée. Mission principale du service : La direction est responsable de la définition, du pilotage et de la mise en uvre de la politique et du plan d'action qualité - gestion des risques, et a la charge de la gestion des relations avec les usagers Composition des services (postes) : Un directeur adjoint en charge de la qualité gestion des risques, des relations avec les usagers et de la filière gériatrique ; Un ingénieur qualité gestion des risques ; Une assistante qualité gestion des risques ; Une assistante en charge des relations avec les usagers. Positionnement de l'agent dans le service : Rattachement hiérarchique : L'assistant qualité gestion des risques est rattaché en premier niveau à l'ingénieur qualité - gestion des risques, et en second niveau, au directeur adjoint en charge de la qualité gestion des risques, relations avec les usagers et de la filière gériatrique. Liaisons fonctionnelles : - Équipe de direction - Cadres de santé et responsables de service - Équipe médicale : président de CME, chefs de pôles, chefs de service, médecins - Pilotes des différents groupes de travail relatifs à la démarche qualité gestion des risques - Professionnels de l'établissement et extérieurs Missions principales : L'assistant Qualité Gestion des Risques a pour rôle d'assister l'ingénieur Qualité Gestion des Risques dans ses missions, de recueillir et exploiter les informations terrain (internes/externes) et mettre en uvre les actions adéquates dans le domaine de la qualité, en cohérence avec la politique qualité et de gestion des risques de l'établissement. - Établissement / actualisation, organisation et mise en uvre de processus, procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine d'activité - Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application - Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées - Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements - Suivi de la réalisation des travaux, de la résolution des problèmes spécifiques à son domaine d'activité - Veille spécifique à son domaine d'activité Missions et activités du poste : 1. Qualité : - Participer à l'élaboration et au suivi du programme annuel de l'activité la Direction Qualité Gestion des Risques - Participer à la mise en uvre et au suivi de la procédure de certification - Assurer la gestion documentaire et accompagner les professionnels de l'établissement dans la formalisation et la mise à jour des protocoles, procédures et autres documents publiés sur la base documentaire - Créer les autorisations d'accès à l'intranet - Élaborer et mettre en service les outils et méthodes spécifiques propres à la qualité, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des Risques - Assurer le suivi administratif de groupes d'EPP, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des Risques - Organiser les instances coordonnées par la CME (CIV, CLUD, COMEDIMS, CGRI, CLAN) - Préparer les statistiques et les supports pour la CDU - Assurer la saisie des questionnaires de satisfaction des usagers - Coordonner le recueil des indicateurs qualité et sécurité des soins (IQSS) - Recueillir les données E-Satis et diffuser les résultats - Vérifier et mettre à jour l'affichage de l'établissement 2. Gestion des risques : - Assurer le circuit de préanalyse et le suivi des FSEI, déclarations de chutes et déclarations de vigilance - Assurer l'organisation et le suivi des réunions d'analyse du Comité des Événements Indésirables (EIAS et EI relatifs aux directions fonctionnelles) - Envoyer des FSEI trimestrielles aux services - Assurer le suivi et la mise à jour des workflows 3. Secrétariat : - Participer à la planification des projets et actions « qualité -gestion des risques » - Réserver les salles pour les réunions, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des risques - Rédiger les comptes rendus des réunions, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des risques - Tenir à jour l'agenda de la Direction Qualité et prendre les messages de la Direction Qualité - Gérer les fournitures du service 4. Au titre du remplacement ponctuel de l'agent en charge des relations avec les usagers : - Assurer la continuité de la gestion des dossiers de plaintes et réclamations Relations les plus fréquentes dans le cadre de ces missions : L'ensemble des professionnels de l'établissement. Cadre réglementaire : Statut de la Fonction Publique Hospitalière Conditions d'exercice : - Poste à temps plein du lundi au vendredi, d'une durée hebdomadaire de travail de 35h00 ; - Exercice bi-site ; - Assurer la continuité de service en cas d'absence de l'agent chargé des relations avec les usagers. Pré-requis : - Expérience hospitalière dans le domaine concerné ; - Utilisation des outils bureautiques et logiciels métier ; - Traitement et analyse de données recueillies dans le domaine de la Qualité - Gestion des Risques. Savoir-faire : - Analyser et optimiser un / des processus - Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence - Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence - Choisir une méthode, un moyen correspondant à son domaine de compétence - Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Évaluer la conformité de la mise en uvre d'une procédure/norme/règle, consigne relevant de son domaine de compétence - Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité - Utiliser les logiciels métier - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Savoir être : - Être autonome et prendre des initiatives ; - Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire ; - Savoir écouter et dialoguer ; - Être organisé, rigoureux et méthodique ; - Être respectueux de la confidentialité des informations et du secret professionnel.