assistant medico administratif - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e AMA pour son CGM du Pôle BSM en CDI  Mission générale du poste : Assurer et organiser le secrétariat médical des différentes composantes du Pôle BSM dans le respect des règles institutionnelles. Saisie de l'activité Activités principales :  Activités de secrétariat, consultations psychiatriques au CGM : Accueil des patients (en particuliers des patients à mobilité réduite) Gestion des plannings médicaux de consultation Organisation des transport sanitaires (VSL/ambulances) et gestion des bons de transports Cotation des actes (actes EDGAR, enregistrement des diagnostics principaux et associés) Courriers médicaux, prises de RDV Gestion du dossier patient Activités administratives et de secrétariat : taches afférentes aux soins sur des Unités fonctionnelles intra-hospitalières BSM1-BSM2 et BSM3 Prise de RDV consultations médicales dans les CMP ou dans d'autres centres de consultation Prise de RDV avec les interprètes et organisation de la prestation, en lien avec les équipes soignantes Recueil et suivi quotidien des chambres particulières en collaboration avec les cadres de santé des unités d'admission Recueil des Questionnaire de Satisfaction Activités de reprographie, assurer l'approvisionnement des documents papiers dans les 3 Unités de soins  Acheminer quotidiennement le courrier entre les UF BSM1-BSM2-BSM3 et le CGM Permanence téléphonique pour les soignants, appui à la correspondance écrite auprès des patients Interface entre les patients, les partenaires, les proches aidants et les professionnels, entre les différentes équipes et les médecins. Prise de rendez-vous extérieurs Réception des demandes médicales et constitution des dossiers patients, recherche d'informations complémentaires si nécessaire (notamment les comptes rendus divers) Gestion, traitement et suivi des courriers, comptes rendus, inventaires, dossiers et documents médicaux Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux Conformément aux règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier minimum commun : Constitution, tenue, archivage et numérisation des dossiers patients dès la sortie du patient Saisie informatique des données et de l'activité. Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétence Participation aux réunions de service et saisie des comptes rendus de réunion Travail en collaboration avec les secrétariats et les autres professionnels du pôle. Participation à la démarche qualité. Formation des stagiaires dans son domaine de compétence Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : Baccalauréat Diplôme de Secrétariat Médico-Social Connaissances : Compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux). Maîtrise de l'outil informatique : Logiciels : Hôpital Manager, Pack Office, Open Office, Word, Excel, Power Point, logiciels de l'établissement, logiciel de transports sanitaires Speedcall) Recherche internet Outils Intranet et internet Bureautique Connaissances du vocabulaire médical et psychiatrique Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients Sensibilité aux pathologies psychiatriques et au handicap. Avoir ou acquérir des connaissances des établissements conventionnés (liste à mettre à jour) Avoir ou acquérir une connaissance des organisations de travail des équipes (notamment des effectifs et des capacités d'accompagnement soignant) pour une bonne coordination et assurer l'annulation du RDV le cas échéant   Savoir être : Être intègre et respectueux de la déontologie. Respecter la confidentialité et le secret professionnel Être rigoureux et responsable. Être ponctuel Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (partage et diffusion des informations). Être autonome et avoir le sens de l'initiative. Avoir des capacités relationnelles et l'esprit d'équipe. S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation. Pouvoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux, paramédicaux, socio-éducatifs...) Savoir s'inscrire dans un processus d'évolution et d'adaptation au projet médical du pôle. Pouvoir s'adapter aux situations   Savoir faire : Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail Hiérarchiser les activités du secrétariat. S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité, Droits du Patient) Coopérer avec l'ensemble de l'équipe. Rendre compte de son activité Savoir organiser les RDV en fonction du planning et de l'activité des unités et du contexte institutionnel Spécificités du poste : Journée continue de 7h 45 (9H00 16h45 ou 9h45 17h30 sur le CGM) ou 9h30-17h15 sur l'ambulatoire) Horaires respectant les protocoles de l'établissement Congés à organiser avec les autres AMA du pôle garantissant une continuité Polyvalence géographique (CGM la majorité du temps) Respect des règles sanitaires de l'établissement Entretien annuel d'évaluation conduit par le responsable de pôle ou son représentant