Assistant H/F

Descriptif L'établissement L'Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l'Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L'Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d'organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l'embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l'embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d'encadrement et d'expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons). L'Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d'agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région. L'Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources. Environnement du poste La supervision et l'encadrement des activités de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l'Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance (COP) de l'Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1. Le pôle stratégie prélèvement greffes organes tissus relève de la direction du prélèvement et des greffes d'organes (DPGOT) et se trouve placé sous la responsabilité directe du directeur de la DPGOT. Il contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus. Auprès des 4 médecins référents organes et tissus du pôle, l'assistant(e) : - Garantit les travaux classiques inhérents à un secrétariat, - Participe à l'organisation et la tenue de réunions, - Rédige des comptes rendus, - Assure la transmission d'informations. Missions principales L'assistant(e) sera chargé(e) de : 1. Prendre en charge le secrétariat des 4 médecins référents organes et tissus : - Gérer les agendas et plannings partagés des différents médecins ; - Organiser les déplacements des différents médecins via l'outil DOMINO (réservation de titres de transport, remboursement de frais de missions) ; - Rédiger, suivre et archiver les courriers ; - Assurer l'accueil téléphonique des médecins : prise de rendez-vous et des messages. - Assurer le suivi et l'archivage documentaire du réseau du pôle stratégie prélèvement greffe (courriers entrants et sortants). 2. Organiser et gérer les réunions internes et externes (Réunions scientifiques, Groupes de travail) en collaboration avec le médecin référent : - Réserver de salles ; - Convoquer les participants ; - Réserver les titres de transport des participants externes ; - Réserver les visioconférences via l'outil Zoom ; - Réaliser et transmettre les ordres du jour ; - Organiser les réunions préparatoires internes en amont d'une réunion de groupe de travail ; - Organiser la logistique des réunions le jour J avec l'accueil des participants et/ou leur connexion par visioconférence ; - Prendre des notes et rédiger de tous les comptes rendus des GT, et diffusion avec ou non mise en ligne sur DCLIC, et archiver des comptes rendus. 3. Participer à la continuité du service : palier aux urgences en cas d'absence de l'assistante du directeur de la DPGOT. 4. Gérer les inscriptions aux congrès pour le personnel de la DPGOT : - Réceptionner les bulletins d'inscription des participants aux différents congrès ; - Gérer les bons de commandes via le logiciel SAP ; - Suivre et payer les inscriptions ; - Compléter le tableau des Congrès DPGOT pour un suivi financier. 5. Gérer les demandes d'avis d'autorisation d'activité transmises au pôle en liaison avec les médecins, les services régionaux, la direction juridique et le pôle recherche, Europe, internationale et veille de la direction générale médicale et scientifique (DGMS) : - Réceptionner les demandes d'avis d'autorisation ; - Transmettre et suivre les demandes auprès du médecin référent ; - Compléter les informations via le logiciel AGAAR. 6. Organiser le renouvellement des collèges d'experts rénaux, cardio-pulmonaires et hépatiques. 7. Gérer les courriers reçus via la boite contact : - Suivre les courriers en lien avec le médecin référent concerné ; - Compléter le tableau de suivi des courriers reçus via la boîte contact. 8. Gérer les bons de commande sur SAP relatif aux demandes d'interprétariats pour les Comités Donneurs Vivants. 9. Participer à certains groupes de travail ou conférences annuelle comme par exemple les Journées DPGOT, les journées de l'Agence. Relations fonctionnelles En relation avec : - en interne, avec l'ensemble des directions de l'Agence. Interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT. - en externe, avec l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus. Spécificités et contraintes du poste Confidentialité et devoir de réserve. Connaissances, compétences et aptitudes Diplômé(e) d'un Bac +2 ou équivalent en secrétariat médical, vous justifiez idéalement d'une expérience d'au moins 3 ans dans un poste similaire. Une expérience dans un établissement public et/ou dans le domaine de la santé serait fortement appréciée. Compétences : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Internet), - Connaissance du logiciel SAP, - Compétences rédactionnelles avérées (courriers notes, comptes-rendus,), - Une aisance avec la langue anglaise est souhaitée. Aptitudes : - Qualités relationnelles avérées (contact avec les interlocuteurs de statuts/fonctions variés), - Autonomie, esprit d'initiative et évaluation des priorités / Partage de l'information, - Aptitude à rendre compte, - Capacité d'adaptation, - Disponibilité, rigueur et confidentialité, réactivité, polyvalence, - Travail en équipe, sens des relations humaines.