Assistant(e) Medico Administratif Temps Plein 93 G12

Descriptif Position dans la structure : Autorité hiérarchique : - Madame G. ZANTMAN, Directrice des Ressources Humaines - Docteur S. RENER, Cheffe de Pôle Autorité fonctionnelle : - Docteur C. CELIS-GONZALEZ Responsable Médicale du CMP- Docteur T. BEGUIN Responsable Médical Hôpital de Jour Liaisons fonctionnelles : Interne au Pôle : Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d'informations pour organisation de la prise en charge du patient Externe au Pôle : DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux Externe à l'établissement : Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé du poste : Assistante Médico-Administrative Structure : CMP de BAGNOLET et Hôpital de Jour 59/61 Rue Victor Hugo 93170 Bagnolet (Service du Docteur S. RENER) Téléphone : 01 48 44 32 09 et/ou 01 43 60 99 83 (CMP) 01 43 60 22 15 (Hôpital de Jour) _____________________________________________________ Description synthétique du poste : Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion) Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes Planifier et gérer les rendez-vous des patients Transmissions et partages des informations inter-équipes Gérer et planifier l'agenda électronique Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus Assurer le secrétariat du CMP et de l'hôpital de jour Gérer la commande papeterie avec le Cadre du CMP et de l'hôpital de jour COMPETENCES REQUISES Missions générales : Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser Garantir la qualité et la sécurité de l'accueil ainsi que l'orientation des usagers Participer à la communication en interne et en externe Organiser et planifier les archives du secrétariat Missions principales : Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE) Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013) Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux Missions spécifiques : Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs Connaissances : Savoir-faire requis : Prendre des notes et les retranscrire Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches. Dynamisme Esprit d'initiative Esprit d'équipe et adaptabilité Sens des responsabilités Maîtrise de soi Esprit d'ouverture et d'équité Savoir être : Discrétion professionnelle Qualités relationnelles Capacité à travailler en équipe Connaissances requises : Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet) Techniques de communication / accueil physique et téléphonique Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement Vocabulaire médical COMPETENCES REQUISES Missions générales : Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser Garantir la qualité et la sécurité de l'accueil ainsi que l'orientation des usagers Participer à la communication en interne et en externe Organiser et planifier les archives du secrétariat Missions principales : Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE) Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013) Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux Missions spécifiques : Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs Connaissances : Savoir-faire requis : Prendre des notes et les retranscrire Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches. Dynamisme Esprit d'initiative Esprit d'équipe et adaptabilité Sens des responsabilités Maîtrise de soi Esprit d'ouverture et d'équité Savoir être : Discrétion professionnelle Qualités relationnelles Capacité à travailler en équipe Connaissances requises : Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet) Techniques de communication / accueil physique et téléphonique Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement Vocabulaire médical Grade : AMA (Assistante Médico-Administrative) Diplôme : Baccalauréat Sciences Médico-sociales Secrétariat Médical Ou Adjoint(e) Administratif(ive) Secrétariat Particularité du poste : Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence. Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière. Horaires de travail : 38 heures hebdomadaires