Assistant(e) Medico Administratif Secretaire Medicale

Descriptif PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT établissement dessert 34 communes du département de la Seine-Saint-Denis. Son offre de soins est organisée selon un découpage territorial par secteur. Sur chaque secteur existe au moins une structure de consultations (centre médico-psychologique) et une structure alte L'rnative à l'hospitalisation temps complet qui peut-être un centre d'accueil thérapeutique à temps partiel et/ou un hôpital de jour. Pour la prise en charge des urgences, les patients sont orientés vers des centres d'accueil et de crise ou bien les services d'urgence des hôpitaux généraux. Pour les hospitalisations temps complet, l'établissement dispose de 4 sites. Enfin quelques secteurs proposent sur leurs territoires d'autres modes de prises en charge comme des appartements thérapeutiques, un centre de cure ambulatoire, des hospitalisations à domicile. L'établissement gère également une maison d'accueil spécialisée (M.A.S.) « le Mas de Lisle », structure médico-sociale pour adultes handicapés et deux écoles : un institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et une école de cadres de santé (IFCS). PRESENTATION DU PÔLE OU DIRECTION Présentation du secteur 93G12 : Le Pôle 93G12 dessert une population de 76 000 habitants environ, ressortissants des Communes de Bagnolet, Les Lilas et Le Pré Saint Gervais. Il correspond au 12ème Secteur de psychiatrie générale adulte de l'Hôpital de Ville Evrard en Seine-Saint-Denis. Il dispose de : 1 U.H.T.P « Morvan » de 23 lits + 2 C.S.I, 1 U.H.T.P intersectorielle « Alizé » de 10 lits adultes pour patients psychotiques chroniques dépendants institutionnellement, 1 Hôpital de Jour, 1 CMP, 1 CATTP, 1 AFT (2 places), 2 Appartements Associatifs (4 places) et 2 Associations : « Les 3 Communes » « Us et Coutures ». Intitulé du poste : Assistante Médico-Administrative Structure : Secrétariat UHTP intra-hospitalier EPS Ville Evrard pavillon Vendée (Service du Docteur S. RENER) Horaires de travail : 38 heures par semaine Amplitude variable 8h30 à 17 h en fonction des nécessités du service Repos week-end et jours fériés _____________________________________________________ Description synthétique du poste : · Assurer le secrétariat de l'intra-hospitalier · Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion) · Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus · Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel · Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance · Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE · Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver · Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes · Planifier et gérer les rendez-vous des patients sur les agendas des médecins · Transmissions et partages des informations inter-équipes Gérer la commande papeterie avec le Cadre de l'UHTP Missions générales : · Coordonner, planifier et optimiser les activités du secrétariat médical en assistant une équipe pluriprofessionnelles (Cheffe de Pôle, Médecins, Cadre Supérieur de Santé, Equipe soignante, Psychologue, Assistante Sociale) pour échange d'informations et organisation de la prise en charge des patients Missions principales : · Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013) · Traitement de texte, saisie et mise en forme de nombreux documents (certificats médicaux, courriers, comptes rendus rapports, etc) · Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI, admissions, actes et rendez-vous (logiciel CORTEXTE) · Assurer la traçabilité et la conservation des données : Numériser, classer et archiver · Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) physiquement, par téléphone et courriels · Participer aux réunions du service (synthèse, institutionnelle), rédaction des comptes rendus et diffusion · Gestion de la papeterie et commande Sécurité Sociale Missions spécifiques : · Assurer le secrétariat du Cheffe de Pôle et de l'Assistant de Pôle : mails, courriers, tableaux des permanences médicales.. · Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs Connaissances : Savoir-faire requis : Prendre des notes et les retranscrire Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches. Dynamisme Rigueur Esprit d'initiative Esprit d'équipe et adaptabilité Sens des responsabilités Maîtrise de soi Aptitude d'écoute Esprit d'ouverture et d'équité Savoir être : Discrétion professionnelle Qualités relationnelles Capacité de travailler en équipe : travail en coordination et liaison avec les différents membres de l'équipe institutionnelle Savoir organiser son travail et gérer les priorités Capacité d'analyse et réactivité Connaissances requises : Outils bureautiques (logiciels métier DPI « Cortexte », Word, Excel, Outlook, Intranet/Internet, planning) Techniques de communication / accueil physique et téléphonique Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement Vocabulaire médical Grade : A.M.A (Assistante Médico-Administrative) Diplômes : Baccalauréat Sciences Médico-sociales Secrétariat Médical Ou Adjoint(e) Administratif(ive) - Secrétariat Particularité du poste : Expérience de secrétaire (médicale) souhaitée Une secrétaire toujours présente sur la structure. Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence. Une secrétaire toujours présente sur la structure. Horaires de travail : 38 heures hebdomadaires