Assistant(e)de Direction - Direction Générale - GHEF

Descriptif L'établissement Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) regroupe depuis le 1er janvier 2017 trois établissements de type « Médecine, Chirurgie, Obstétrique » et Psychiatrie du Nord Seine et Marne. Il comprend 6 sites hospitaliers répartis sur les communes de Meaux (Site d'Orgemont et Saint-Faron), de (Site de Marne La Vallée), de Coulommiers (Sites Abel Leblanc et René Arbeltier) et 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Depuis 2019, le Centre Hospitalier Gériatrique de Jouarre a été intégré au GHEF. Contexte Acteur majeur de la prise en soin du territoire Nord Seine et Marne, le GHEF offre une pluridisciplinarité d'expertises favorisant les parcours professionnels de ses collaborateurs. Définition du poste Organiser, coordonner, gérer et suivre les activités diverses en lien avec le directeur et son adjoint et les différents interlocuteurs/directions. Le poste et son organisation : Organisation horaire Le service fonctionne du lundi. au vendredi de 8h à 17h en horaires fixes. Cet horaire peut être prolongé après 17h en fonction des nécessités du service. Disponibilité physique et téléphonique permanente sur toute la journée. Contraintes Le GHEF étant un établissement multi-sites, l'adjoint des cadres est ou peut-être amené(e) à se déplacer régulièrement/occasionnellement, sur l'ensemble des sites (véhicule personnel). Risques associés L'agent est exposé(e) aux principaux risques suivants : Doit être capable de gérer le stress lié aux situations d'urgence. Les missions confiées : Missions liées au Métier Organisation de rendez-vous et de réunion en optimisant les agendas, via différents supports de communication teams ou autres Gestion des moyens et des ressources Conception et réalisation d'outils et/ou méthodes spécifiques au domaine d'activité Coordination et suivi de la prise en charge de prestations Elaboration et rédaction de courriers Actualisation, organisation et mise en uvre de procédures, protocoles, consignes spécifiques au domaine d'activité Missions spécifiques Gestion du conseil de surveillance (organisation, convocation, ordre du jour, participation, rédaction des compte-rendu et des délibérations, diffusion, classement) et veille juridique sur la composition du conseil de surveillance Sécurisation de l'information. Veille technique sur toutes les conventions du GHEF avant validation DG. Suivi des conventions ARS/GHEF en transversal avec les directeurs de pôle. Gestion des réquisitions judiciaires avec le secrétariat général Suivi de dossiers en collaboration avec le directeur ou ingénieur référent (construction du nouvel hôpital, contrats de pôle) Suivi de dossiers contentieux en collaboration avec les cabinets d'avocats Suivi de dossiers patrimoine en collaboration avec la DRLT et les études notariales Suivi des dossiers de différents contrôles au sein du GHEF (ASN CRC ARS - BOMEDECINE) Collaboration avec le service qualité au moment des audits via l'HAS Coordination des relations avec la presse en collaboration avec le secrétariat général Veille sur la parution d'articles concernant le GHEF dans la presse Missions additionnelles possibles L'agent est / pourrait être responsabilisé(e) sur les missions additionnelles suivantes : Gestion des crises sanitaires (Covid-Monkeypox) Participation dans la cellule décisionnaire plan blanc Organisation logistique durant la crise Covid pour suivi des vaccinations recensement des attestations. Rédaction de notes Communication : gestion ponctuelle évènementielle avec le secrétariat général et les agents du service communication Psychiatrie : rédaction des demandes de transferts, d'organisation de collège, engagement de reprise (détenus). Appui technique auprès de différents interlocuteurs. Contrôle, suivi et bilan des actions réalisées. Parcours formatif conseillé pour l'accès au poste Journée d'intégration institutionnelle, intégration assurée par le référent nommé dans le service, Code de déontologie, Règlementation de la Fonction Publique Hospitalière Impératifs Métier L'agent doit nécessairement maîtriser des connaissances théoriques inhérents à son activité quotidienne. Maîtrise du pack office. Connaissance en droit de la fonction publique et droit hospitalier. Contact : Envoi CV et LM : Monsieur Jérôme GOEMINNE Directeur Général GHEF mail secrétariat de la Direction Générale : [email protected]