Assistant(e) De Direction/Direction Generale Aphm

Descriptif L'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) avec ses 4 sites hospitaliers : Hôpital Nord, Timone adultes et enfants, La Conception, les Hôpitaux Sud, une plateforme logistique et 12 instituts de formation, est le troisième CHU de France et le plus important centre hospitalier de la région Provence - Alpes - Côte d'Azur (France). Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé. L'APHM est également établissement support du GHT « Hôpitaux de Provence » réunissant les 13 établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran ; c'est l'un des GHT les plus importants en France, de par la population desservie (les Bouches du Rhône comptent plus de 2 millions d'habitants), l'étendue du département et le nombre d'établissements de santé partie prenante. C'est aussi le premier employeur de la région, avec plus de 18 000 professionnels attachés à l'établissement. L'APHM en quelques chiffres : Plus de 15 000 agents 3 300 lits et places 130 000 entrées, 60 000 interventions, 240 000 urgences, 1 000 000 consultations, 5 600 naissances, 900 000 appels SAMU, 250 greffes 1,6 Md de budget d'exploitation et 70 à 80M d'investissements/an 2000 publications, 14 000 patients inclus dans les essais cliniques (Promoteurs institutionnels), 1 IHU Méditerranée Infection, 3 RHU (Pionner, Epinov, INNOV-CKD) et 5 DHU Près de 2 000 programmes de recherche en cours. PRESENTATION GENERALE DU SERVICE L'APHM est dirigée par un Directeur général, qui s'appuie sur une équipe de direction générale pour mettre en oeuvre la politique générale et conduire la gestion de l'établissement. Cette équipe est composée : - d'une Secrétaire Générale, - d'un Directeur Général Adjoint, - d'une Directrice de cabinet. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION L'assistant(e) de direction, au sein d'une équipe de 3 assistantes, a pour mission d'assurer le secrétariat administratif de la direction générale permettant ainsi une continuité d'activité sur l'ensemble de l'année. Version 19/12/2023 - CJ A ce titre, il/elle prend en charge les activités suivantes : - Gestion des agendas, organisation de rendez-vous et de réunions - Gestion des appels téléphoniques, prise de messages - Organisation et gestion des déplacements - Préparation des réunions (dossiers/contenus/logistique) - Aide à la rédaction, frappe et mise en forme des courriers ou comptes rendus - Suivi de dossiers spécifiques - Organisation du classement et de l'archivage - Gestion de l'interface avec les différents interlocuteurs internes et externes du - Organisation de réunions (comités de direction générale, instances, COPIL) - Gestion des plannings de gardes et astreintes des directeurs En fonction du profil du / de la candidat(e), des actualités et des besoins, le périmètre et les missions confiées peuvent évoluer. QUALITES REQUISES - Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point - Maîtrise de toutes les fonctionnalités Outlook - Maîtrise des outils de visioconférence - Orthographe irréprochable - Capacités avérées d'organisation et de méthode - Rigueur - Tact et discrétion - Adaptabilité - Autonomie et sens des responsabilités - Disponibilité - Souci de transmission de l'information, sens de la collaboration - Capacité au travail en équipe Profil recherché - Formation : Bac+3, licence ou équivalent. - Expérience : Expérience probante sur un poste similaire (quel que soit le secteur d'activité).