Assistant(e) de direction des soins - Chargé(e) de la cellule de remplacement

Descriptif Missions générales L'assistant(e) de la direction des soins a pour missions principales de : - traiter les demandes de remplacement envoyées par l'encadrement - assurer la gestion du personnel paramédical remplaçant (intérimaire, vacataire) - réaliser des tableaux et présentations analytiques des remplacements Activités spécifiques : * Gestion des ressources humaines (en interne) : - Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo * Gestion des ressources humaines (en externe) : - Assure le suivi des dossiers de vacataires (création du dossier, compilation des documents administratifs) jusqu'à l'enregistrement par la direction des ressources humaines - Gère le fichier des vacataires (actualisation, mise à jour des disponibilités) - Enregistre les candidatures de vacataires externes dans un fichier spécifique prévu à cet effet - Assure le suivi des dossiers des vacataires jusqu'à l'envoi de ces derniers à la direction des ressources humaines - Assure l'interface avec les agences de travail temporaire après validation de la demande par le cadre de santé rattaché à la direction des ressources humaines, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint - Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo * Gestion des remplacements : - Saisit les demandes de remplacement dans le fichier Excel et les publie selon la procédure prévue à cet effet (Hublo®, en intérim, etc) - Choisit les remplaçants et les inscrits dans le tableau Excel prévu à cet effet - Alerte le cadre de santé rattaché à la direction des soins, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint en cas de mission non pourvue à J-2 * Gestion financière : - Signe électroniquement, par délégation du coordonnateur général des soins, les contrats de mise à disposition des intérimaires sur les différentes plateforme - Imprime les factures liées à l'intervention d'agents placés en mission de travail temporaire - Vérifie l'effectivité du service fait (adéquation entre les Relevés d'Heures (RH) réceptionnés après chaque mission / factures) - Met à la signature du directeur des soins les factures - Transmet les factures signées, associées aux bons de mission, à la direction des ressources humaines - Assure un suivi mensuel financier des dépenses Activité occasionnelle : * Secrétariat (en l'absence de l'assistante de la direction des soins en charge du secrétariat) : - Traite et met en forme les documents, rapports et courriers - Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques - Organise l'agenda du Coordonnateur général des soins et de son adjoint (prise de rendez-vous, réservation des salles de réunion) - Réalise un accueil physique des personnes se présentant à la direction des soins et répond à leurs demandes. CAPACITES Personnelles : - Capacité à travailler en équipe - Capacité relationnelle - Capacité à gérer son stress - Capacité à se remettre en question - Méthode, rigueur - Adaptabilité, esprit critique Professionnelles : - Connaissances des outils de bureautique - Maitrise des technologies de communication et d'information - Capacité d'organisation - Faire preuve de discrétion et de distance professionnelle - Respecter le secret professionnel QUALIFICATIONS ET QUALITÉS REQUISES Conditions et/ou qualifications requises : - Niveau BAC+2 - Expérience de secrétariat au sein d'une direction fonctionnelle - Connaissance de l'organisation hospitalière Possibilité d'évolution professionnelle : - Formation continue - Assistante médico-administrative CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL Localisation : CASH Nanterre 403 avenue de la République 92014 Nanterre Cedex Horaires : 08h30 16h30 ou 09h00 17h00 du lundi au vendredi