Assistant(e) De Direction De La Production Hospitaliere Et De La Logistique H/F

Descriptif Descriptif du poste : Mission(s) générale(s) Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour les 4 directeurs du pôle NHOROP la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).  Principales activités Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant au secrétariat du pôle, physiquement et par téléphone. Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous pour les directeurs du Pôle Nouvel Hôpital et Ressources Opérationnelles, et notamment ceux du directeur de la Production Hospitalière et de la Logistique, y compris à l'échelle du GHT. Assurer la prise des rendez-vous et la gestion de l'agenda électronique des Directeurs du Pôle Nouvel Hôpital et Ressources Opérationnelles Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama, email) dans l'arborescence créée et à actualiser Participer aux réunions d'équipe et saisir du compte-rendu des réunions Planifier et organiser les déplacements (Directeurs, Ingénieurs et cadres) : Ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacement Enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama, email) Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Assurer et suivre la commande de fournitures de bureau pour les directeurs et les assistantes Mission(s) spécifique(s) Emettre et suivre la publication des avis de vacances de poste et organisation des entretiens de recrutement en lien avec le Pôle Ressources humaines Enregistrement et suivi des congés sous CHRONOS et gestion de l'alimentation des CET (Directeurs, Ingénieurs et des cadres du pôle) Organiser les évaluations des cadres (préparation des documents et saisie) Gérer la gestion de la garde du Directeur (préparer dossier, saisie et envoi du rapport de garde sur Sharepoint) Organiser la validation des congés des cadres de la DPHL avec le directeur, les tracer dans le logiciel et assurer le lien avec la Direction Générale. Enregistrement et suivi des conventions sous Contratech Profil recherché : APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE) Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) CONNAISSANCES attendues Accueil téléphonique Bureautique Classement et archivistique Communication / relations interpersonnelles Droit hospitalier Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Secrétariat contact : Estelle OUSSAR Directrice du pôle Nouvel Hôpital et Ressources Opérationnelles