Assistant·e de direction

Descriptif Nommé(e) et affecté(e) à la Direction Générale Secrétariat de Direction. Placé(e) sous l'autorité directe du chef d'établissement. Les missions de l'assistante de direction EPSMR CHOR sont les suivantes : Accueil de la Direction Générale : - Accueillir physiquement les rendez-vous - Réceptionner, traiter les appels téléphoniques - Gérer les boîtes électroniques du secrétariat de Direction - Réceptionner, trier, classer, archiver le courrier Organisation de l'agenda de la Directrice : - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de la Directrice (prise de RDV, programmation des réunions, congés) - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques) - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions). - Assurer la préparation en amont et le suivi en aval des dossiers. - Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer Gestion de réunion et gestion documentaire : - Assister aux réunions et en rédiger les comptes-rendus (CODIR, Directoires, réunions diverses ) - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting) Communication : - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes-rendus) - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Directrice) Activités ponctuelles : - Gérer les ordres de mission, les congés et les évaluations de l'équipe de Direction - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons - Assurer la continuité du secrétariat la Commission Médicale de Groupement (CMG) du GHT de la Réunion