Assistant(e) De Direction

Descriptif 1 poste d'Assistante de Direction 100% à pourvoir dès que possible Régime Cadre 19 RTT Amplitude 8 heure 30 - 17 heure 30 (1 heure de coupure) MISSIONS : Assistant(e) du Directeur de l'établissement Assistant(e) du Directeur des Affaires Générales ACCUEIL TELEPHONIQUE : - Gère, filtre et oriente les appels téléphoniques et planifie les rendez-vous du Directeur ACCUEIL PHYSIQUE : - Renseigne et reçoit le personnel, le public et les personnes reçues en rendez-vous - Oriente les personnes selon la demande, réceptionne les documents, prend les rendez-vous et gère l'agenda du Directeur COURRIER / MAIL RECEPTIONNE : - Réceptionne, date, enregistre chaque jour le courrier sur une base de données informatique et l'oriente selon sa nature - Transmet les courriers importants pour information ou consigne au Directeur avant transmission aux Directeurs Adjoints ou autre personne concernée - Prise de connaissance et orientation des mails en fonction du sujet (mails de la Direction et mails personnels) - Traçabilité et mise à jour régulière des mails et courriers reçus des tutelles et suivi des enquêtes et appels à projet, en lien avec les Directeurs adjoints - Traçabilité et orientation des recommandés reçus pour l'ensemble de l'établissement COURRIER ADRESSE : - Rédige ou met en forme le courrier - Après signature par le Directeur, photocopie et archivage du courrier et du dossier - Suivi d'un fichier informatique pour tout courrier adressé SECRETARIAT DU DIRECTEUR : - Rédaction des courriers du Directeur - Rédaction des notes de service, d'information et décisions du Directeur - Préparation des rendez-vous journaliers - Tenue du Tableau de bord du Comité de direction - Organisation de la logistique des réunions du Directeur (réservation de salle, prestations, préparation de dossiers) - Organise, classe, prépare et complète les dossiers des réunions du Directeur (internes et externes) - Approvisionnement et maintenance du service (fourniture, réparations, ) - Organisation du planning annuel des congés de l'équipe de direction - Suivi des congés de l'équipe de direction GARDE ADMINISTRATIVE : - Organisation trimestrielle des gardes administratives de l'équipe de direction - Mise à jour régulière des bases de données du PC - Enregistrement hebdomadaire des tableaux de bords - Réception et orientation des réquisitions et des commissions rogatoires au Directeur de garde administrative concernée - Organisation des saisines dans le cadre d'une Commission rogatoire GESTION DES ALERTES SANITAIRES : - Réception, orientation et archivage des alertes sanitaires en fonction de la thématique SECRETARIAT DU COMITE ETHIQUE : - Organisation du Comité Ethique en lien avec le Référent Médical (ordre du jour, convocation, réservation de salles, ) - Organisation des cafés éthique en lien avec le Référent Médical (ordre du jour, convocation, réservation de salles, ) - Organisation des évènements du Comité éthique (Ciné-débat, journée d'information, ) - Mise en forme et orientation du compte-rendu aux membres dans les délais imposés par la réglementation SECRETARIAT DES INSTANCES : - Organisation et communication de la planification annuelle des instances de l'établissement - Organisation des Comités de direction, Directoires et Conseils de Surveillance (ordre du jour, convocation, demande de prestation, réservation de salles, ) - Participe aux instances (Comité de direction, Directoire et Conseil de surveillance) et assure la projection des présentations - Elaboration et mise en forme du compte-rendu de chaque Instance. - Envoi du compte-rendu aux membres de chaque Instance dans les délais impartis par la réglementation SUPPLEANCE OCCASIONNELLE DES SECRETARIATS DE DIRECTION : - Accueil téléphonique et physique - Gestion des mails et des demandes - Répondre aux demandes ponctuelles des Directeurs Adjoints (courriers, mails, ) GESTION DES SALLES ET DU MATERIEL : - Gestion de la réservation des différentes salles de réunion et du matériel pour l'ensemble de l'établissement - Réception et communication de toutes les informations utiles au Directeur - Recherche avec rapidité et pertinence les informations sollicitées par le Directeur CONNAISSANCES REQUISES : - Connaissance de la politique générale de l'établissement (PE, PMSP, RI, PRS et PRSE) - Connaissance du droit administratif et de la Fonction Publique - Connaissance des structures et du fonctionnement de l'établissement - Connaissances professionnelles dans le domaine spécifique du poste - Connaissance de la législation, de la réglementation en vigueur et du statut du personnel non médical SAVOIR FAIRE : - Capacité de rédaction - Capacité d'adaptation et d'intégration - Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels Word, Excel et PowerPoint - Gestion et participation à l'organisation des tâches dans une équipe pluridisciplinaire - Bases de gestion appuyées par un bon sens de l'organisation - Respect de l'organisation du travail, gestion du temps - Application des protocoles et procédures - Coordination : Informer, transmettre - Participation aux démarches d'évaluation - Respect et promotion des règles d'hygiène - Respect et promotion des règles de sécurité SAVOIR ETRE : - Bonne présentation - Bonne capacité de synthèse - Qualité de polyvalence pour gérer de nombreuses activités en même temps - Capacités relationnelles : Dialogue, écoute, pondération, diplomatie, - Discrétion et respect du secret professionnel - Sens de l'accueil des usagers : Personnels et autre public - Sens des responsabilités et du relationnel - Motivation et investissement personnel : Initiatives, formation, - Esprit d'initiative, d'adaptation, de créativité, de dynamisme - Maîtrise de soi en toute situation (stress, urgence, conflit, charge de travail) - Sens de l'organisation, disponibilité et souplesse de fonctionnement - Esprit d'équipe indispensable - Positionnement au sein de l'équipe dans le respect des organisations