Assistant(e) de Direction

Descriptif TYPE DE CONTRAT : Titulaire ou CDI Mission générale : L'assistant(e) de Direction concourt au bon déroulement de la mission de la Direction Missions détaillées : 1 -       Assistance de la Directrice : ·         Gérer l'agenda de son supérieur hiérarchique, organiser le planning de l'équipe, planifier les rendez-vous et réunions. ·         Planifier les rendez-vous, les déplacements et les réunions. ·         Gérer les appels téléphoniques et les mails. ·         Préparer les dossiers et assurer le suivi des échéances. ·         Rédiger des comptes rendus, notes et courriers. ·         Coordonner la circulation des informations entre la direction et les autres services de l'AP-HP. 2 -       Gestion documentaire et organisation : ·         Classer et archiver les documents de manière numérique et physique. ·         Gérer les outils collaboratifs et assurer leur mise à jour. ·         Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, outils informatiques, supports, etc.). 3 -       Communication interne : ·         Être l'interlocutrice privilégiée des équipes internes et des partenaires externes. ·         Créer des présentations visuelles à la demande de la directrice. 4 -       Contribution aux projets : ·         Participer à l'organisation des projets transversaux de la Direction de l'hôtellerie et de la logistique ·         Identifier les points de blocage administratifs et proposer des solutions COMPÉTENCES REQUISES Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.) Intelligence relationnelle, agilité, et capacité d'adaptation pour interagir avec des interlocuteurs variés Sens de la communication pour assurer la bonne transmission des informations Organisation, gestion des priorités et anticipation pour mener des missions d'assistanat et gérer des dossiers transverses Sens du service, discrétion et respect des règles de confidentialité Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles Compétences en communication interne SAVOIR-FAIRE REQUIS Gestion d'agendas complexes Organisation et planification de réunions/visioconférences Appui informatique (salles, agendas en ligne/partagés) Création de supports visuels et présentations Accueil téléphonique et gestion des courriels/courriers signés Préparation de dossiers de réunion et mise en forme de courriers CONNAISSANCES ASSOCIÉES Organisation, missions et fonctionnement de l'AP-HP Enjeux politiques et stratégiques d'une grande institution publique Outils de collaboration interne (Teams, Intranet...) Connaissance appréciée du domaine logistique ou hospitalier SAVOIR-ÊTRE REQUIS Sens de la responsabilité et discrétion professionnelle Qualités relationnelles, polyvalence, et réactivité PRÉREQUIS Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction (idéalement dans un environnement complexe) Excellentes capacités rédactionnelles POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS