Assistant(e) de Direction

Descriptif Assistant(e) de Direction Direction de Site La Timone Vous êtes rigoureux(se), discret(e) et aimez travailler au coeur des dynamiques décisionnelles ? Rejoignez le groupe hospitalier Timone pour accompagner l'activité de sa direction générale avec efficacité et professionnalisme. L'Assistance Publique des hôpitaux de Marseille (AP-HM) Avec 4 sites hospitaliers, une plateforme logistique et 12 instituts de formation, l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (APHM) est le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur. Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé. L'APHM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran. Vos missions principales Chargé(e) d'appuyer le directeur/trice du Groupe Hospitalier Timone ainsi que certains de ses collègues dans l'organisation de leurs activités et, notamment, la gestion de leur agenda : Vous assurez la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services. Vous rédigez et diffusez les notes de service internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, après validation par la direction. Vous classez et archivez les documents relevant de la direction. Vous gérez le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction. Vous préparez et organisez les réunions institutionnelles : convocations, constitution des dossiers, réservation de salles, accueil des participants. Vous organisez les déplacements professionnels de la direction. Vous réalisez les tâches courantes de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, gestion du courrier entrant et sortant, rédaction de courriers, filtrage téléphonique, gestion des fournitures, mise à jour de bases de données et de fichiers. Vous assurez, en l'absence de l'appariteur, la délivrance des badges et autorisations d'accès selon les procédures en vigueur. Vous participez à la collecte et à la mise en forme des données nécessaires au suivi des activités du site (tableaux, graphiques, tableaux de bord, présentations PowerPoint). Le profil que nous recherchons Votre parcours Vous êtes titulaire d'un diplôme de Niveau Bac Une première expérience d'Assistant(e) de Direction serait appréciée Vos compétences Vous maîtrisez parfaitement l'expression orale et écrite. Vous faites preuve de disponibilité et d'autonomie dans l'organisation de votre travail. Vous vous adaptez facilement aux imprévus et aux changements d'horaires en fonction des impératifs de la direction et des responsables administratifs. Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), avec un fort sens des responsabilités et un respect strict des procédures. Vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de discernement dans la gestion des priorités. Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles : écoute active, diplomatie et patience. Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion en toutes circonstances. Vous maitrisez le Pack Office Ce que nous vous proposons Statut : Adjoint administratif ou équivalent Poste à temps complet : 39h par semaine avec 19 RTT par an 28 jours de congés annuels par an Vos avantages Un CE/CGOS attractif Une facilité d'accès à des places en crèches Pour vos déplacements : un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi) L'accès aux restaurants du personnels des différents sites à un tarif avantageux ...