Assistant de Formation F/H

La mission principale consiste en l’élaboration et mise en œuvre du plan annuel de formation continue central des filières professionnelles non médicales. 

L’assistant de formation assiste les responsables de formation dans les diverses activités du centre et assume le suivi, la coordination, l’évaluation des activités de formation qui lui sont confiées.

MISSIONS PRINCIPALES

Assistance du responsable pédagogique ou de formation dans la gestion, coordination des activités de formations :

§   Saisie et suivi des actions de formations sur le programme HRA : veille concernant les inscriptions, les clôtures des sessions, les paiements…

§   Participation au suivi du bilan d’activité quantitatif, au suivi de l’activité sur BI et HR

§   Préparation des documents pédagogiques et administratifs nécessaires au bon déroulement des formations en étroite collaboration avec ses collègues et responsables de formation et la direction

§   Participation à l’accueil, l’orientation et l’information des stagiaires, des intervenants et des partenaires

§   Gestion des appels téléphoniques et reporting aux personnes concernées

§   Participation aux activités de classement et d’archivage

§   Etablissement des conventions de formation continue et des bons de commande

§   Traitement informatique, suivi des documents et courriers

§   Création de supports pédagogiques (Word, Powerpoint, Excel), traitement statistique de données

§   Participation à des activités de communication au sein de l’institution (plaquettes d’information, présentation de la structure…)

§   Contribution à la gestion financière et économique des activités pédagogiques du centre

§   Participation à la gestion du site internet : mise en ligne des documents pédagogiques et participation et création de documents mis en ligne.

§   Vérification de l’attribution des salles en vue de la formalisation des affichettes posées à l’entrée des salles

§   Participation à l’organisation des salles de cours : Manutention de matériel : tables, chaises dans le cadre de la reconfiguration des salles, logistique inhérente à la formation

Démarche qualité et de certification : contribution au pilotage d’un processus et à la démarche de certification du centre de formation

De manière générale, l’assistant de formation : 

§   travaille en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques ou les responsables de formation pour une gestion harmonieuse des dispositifs 

§   Rend compte de son activité aux responsables pédagogiques ou de formation, à l’adjointe et au directeur

§   Participe activement aux réunions d’équipe

MISSIONS PONCTUELLES

§   A la demande du directeur et/ou de l’Adjointe au directeur, sur des projets spécifiques relevant du domaine de compétence de l’agent

§   Tutorat des nouveaux arrivants 

§   Contribution à la gestion des réservations des salles

COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS Utiliser les outils numériques et logiciels métiers : compétences en informatique : maîtrise des logiciels Word, Excel et Power Point, HR Formation, SAP, BI Rédiger et mettre en forme des documents relatifs à son domaine de compétences, analyser des données et tableaux de bord relatifs à son domaine d'activité Compétences organisationnelles : gestion, classement et suivi des dossiers, gestion des priorités Gestion budgétaire propre à son domaine d'activité et rapporter à sa hiérarchie tout risque d'écart Capacité à transmettre, à partager et travailler en équipe Reporting spontané à sa hiérarchie SAVOIR ETRE Activité qui nécessite une grande réactivité et une forte capacité à travailler en équipe. Compétences relationnelles et sociales :  Capacité à se distancier et à analyser  Disponibilité  Réserve et capacité d'écoute  Adaptabilité  Animer et conduire une réunion  Travailler en réseau CONNAISSANCES ASSOCIEES Connaissances de l''institution hospitalière, et si possible de la formation continue, Gestion budgétaire et administrative, Connaissances des logiciels métiers utilisés en formation et outils numériques PRE-REQUIS Expérience en formation souhaitée ou/et sur des postes similaires GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Travail sur écran pendant de longues périodes Activités souvent interrompues. Manutention de matériel : tables, chaises dans le cadre de la reconfiguration des salles, logistique inhérente à la formation.