Assistant de Direction Direction Affaires Financières Direction des Services Economiques F/H

Descriptif MISSION :      Descriptif général de la mission  Accueil et secrétariat Assistance dans l'exercice des missions des directions fonctionnelles Suivi des commandes et liquidations du service informatique et restauration. Accueil et secrétariat -          Accueil physique et téléphonique pour les Directions concernées -          Appels téléphoniques -          Gestion des relations avec les interlocuteurs internes et externes -          Gestion des agendas -          Prise de rendez-vous -          Organisation de réunions -          Prise de notes et réalisation de comptes rendus -          Enregistrement, diffusion, suivi et archivage du courrier -          Frappe et mise en page de rapports, courriers, comptes rendus, présentations -          Gestion de l'archivage -          Gestion des fournitures et matériels de bureau pour le service -          Réception et orientation des courriers des Directions concernées  Assistance dans l'exercice des missions des directions fonctionnelles  -          Dans le cadre des procédures budgétaires et des instances : o    Respect du calendrier prévisionnel o    Regroupement des informations o    Mise en forme, diffusion, photocopies -          Assistance à la préparation des commissions -          Préparation de supports de présentation -          Réalisation de missions ponctuelles -          Rédaction de courrier -          Suivi des baux d'occupation des logements (maison d'hôtes)  Suivi des commandes informatiques et restauration  -   Participation à l'élaboration, enregistrement et suivi des marchés. -   Passation des commandes. -   Saisie, liquidation des dépenses. -   Constitution des dossiers de convention et maintenance -   Suivi des dépenses -   Traitements de rejets en accord avec la perception -   Relances et litiges fournisseurs Profil recherché : Savoir-Faire et savoir être   Connaissance de l'outil informatique et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Magh2) et Internet. Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes Gérer les agendas Organiser, planifier et prioriser son travail. Respecter les échéances. Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Traiter et orienter les demandes de renseignements administratifs. Maîtrise de la langue française     Sens de l'accueil et capacités relationnelles Organisation et rigueur Esprit d'initiative, autonomie, polyvalence Sens du travail en équipe Disponibilité Respect des règles liées à la discrétion professionnelle et au devoir de réserve