Assistant de Direction de l'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Secteur d'activite : L'Institut de l'Intelligence Artificielle en Sante Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure federative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l'Universite de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d'accompagner la recherche portant sur la reutilisation des donnees de sante et l'intelligence artificielle appliquee a la sante. Pour ce faire, l'IIAS est dote d'un entrepot de donnee de sante, en reseau avec de nombreux autres etablissements de sante, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Sante, ... IIAS : Institut de l'Intelligence Artificielle en Sante Reims Champagne Ardenne CHU : Centre Hospitalier Universitaire DIM : Departement d'Information Medicale DSN : Direction des Systemes Numeriques Missions Gestion de l'agenda et des plannings * Gerer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant.* Participer a la gestion de l'agenda de l'equipe de l'IIAS.* Gerer la boite mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants. Gestion des dossiers et de la documentation * Preparer et controler les dossiers necessaires a la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les reunions, etc.)* Assurer en amont la preparation et le suivi des dossiers.* Rediger des documents lies aux activites realisees. Organisation d'evenements et de reunions * Participation a la preparation et l'organisation des evenements professionnels (reunions, deplacements, interventions orales, seminaires, visioconferences, etc.). Coordination et communication * Coordonner les differents intervenants de l'EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.).* Receptionner et filtrer les appels telephoniques.* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe. Gestion administrative et financiere * Participer a la gestion administrative de l'equipe de l'IIAS.* Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes necessaires au bon fonctionnement de la structure.* Participer a la gestion administrative des locaux. Redaction et veille * Participer a la redaction de documents (AAP, soumissions, articles).* Assurer une veille sur les appels d'offres et AAP. Relations professionnelles frequentes: * Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Sante et ses differents interlocuteurs* Direction CHU de Reims* Presidence, cabinet et directions Universite de Reims Champagne Ardenne* Membres commissions IIAS (Medecins, Universitaires, Administratifs)* Investigateurs de recherche (Medecins, Chercheurs, Startup, ...) Profil recherché : Niveau de competences et capacites requises Niveau d'etude : Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager (BTS Suport a l'action manageriale, BUT Gestion Administrative...) Experience professionnelle : debutants acceptes Niveau de competences : Maitrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) Maitrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partage, web conference, reseau social d'entreprise...) Connaissances en gestion administrative Connaissance des normes redactionnelles Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et reglementaire Maitrise de l'organisation d'evenements Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgetaire Maitrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord Connaissance d'un ERP (type SAP) Bon niveau d'anglais Qualites requises : Dynamisme et reactivite Esprit d'initiative et autonomie Discretion Organisation (capacite a prioriser) Rigueur Polyvalence Disponibilite Aisance relationnelle, sens de l'ecoute et de la communication Esprit de synthese Esprit d'equipe Capacite d'adaptation Caracteristiques du poste Contrat a duree determinee de 6 mois renouvelable (sous reserve d'aptitude medicale et d'un casier judiciaire vierge) Remuneration selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitaliere Temps de travail : 100 %