Assistant Administrtif (H/F)

Descriptif L'Institut de formation aux métiers de la santé recherche un/une secrétaire pour un remplacement de 2 mois à compter du 18 août 2025. DEFINITION DU POSTE : Organiser pour un responsable hiérarchique ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.) LES ACTIVITES DU METIER: Accueil téléphonique et physique des usagers Collaboration gestion administrative liée aux activités de la Direction - Gestion planning - Gestion des rendez-vous - Gestion des réunions de direction Collaboration-gestion administrative liée aux activités de formation - Gestion administrative des dossiers des apprenants - Gestion administrative des stages - Gestion des instances des réunions - Gestion des bases de données, des archives et des procédures administratives. Participation à la gestion budgétaire des instituts Participation à la gestion des parcours des apprenants - Accidents de travail - Attestations de présence Participation à la démarche qualité Communication LES COMPETENCES REQUISES: SAVOIRS Connaitre l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement Avoir des connaissances en droit hospitalier Avoir des connaissances en termes de communication et de relations interpersonnelles Connaitre la règlementation, les protocoles et les procédures en vigueur dans l'établissement Connaitre les principes du système qualité Terminologie pédagogique Règlementation SAVOIRS FAIRE Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports relatifs à son domaine de compétences S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler sur informatique en utilisant les différents outils bureautiques, les outils de communication Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes Définir, utiliser et adapter un plan de classement et d'archivage Maîtrise de la prise de note Maîtrise de la communication Maîtrise des logiciels informatiques et métiers SAVOIRS ETRE Rigueur Discrétion professionnelle et secret professionnel Tact et diplomatie, maîtrise de soi Ponctualité Tenue générale soignée Facilité et clarté d'expression Esprit d'initiative Anticipation