Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

La secrétaire médicale participe au bon fonctionnement du secteur d’hospitalisation et/ou de l’hôpital de Jour, et des consultations. Elle répond aux demandes de renseignements d’ordre général dans le domaine relevant de ses compétences. Elle assure la gestion administrative du dossier du patient, ainsi que la relation entre les médecins hospitaliers et les médecins de ville. La secrétaire contribue à la prise en charge des malades, en étroite collaboration avec l’équipe médicale.

-  Tenue à jour de l’agenda des médecins

- Prise de rendez-vous pour les patients

-  Gérer les appels téléphoniques : prise de messages, retranscription aux médecins, etc…

- Assurer la frappe, au jour le jour, des consultations, de l’HDJ, le rangement des courriers, l’archivage des dossiers

-  Conseiller les patients lors de démarches administratives

-  Rédaction des courriers administratifs

- Saisie des feuilles de codage MSI de chaque passage dans Orbis

-  Organiser, scanner et répartir l’ensemble des résultats d’examens et / ou courriers réceptionnés à l’HDJ

- Collaboration étroite avec le secrétariat d’hospitalisation conventionnelle et le secrétariat du Responsable d’Unité Fonctionnelle

-  Possibilité de travailler avec un logiciel de dictée vocale

Préparer l’accueil des étudiants en médecine (interne et externe)

Connaissances particulières : Logiciels informatiques : Gilda, Agenda, Orbis, Mediweb… Frappe : rapidité d'exécution, frappe en direct lors des staffs médicaux, et avec dictaphone pour les comptes rendus de consultations Lexique médical : connaissances lexicales exigées dans un champ très large, la secrétaire travaillant avec aux moins dix équipes médicales de spécialités d'organes, différentes. Qualités professionnelles : Discrétion Qualités relationnelles (écoute, diplomatie) Disponibilité, flexibilité Sens de l'organisation Réactivité Dynamisme Travailler en équipe Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Travailler en équipe / en réseau Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)